Blog

struktura organizacyjna w firmie

10 powodów dla których warto posiadać jasną i aktualną strukturę firmy

Wiele udanych biznesów posiada strukturę organizacji, którą przy odrobinie kurtuazji nazwać można spontaniczną. Co więcej, z pozycji weterana danej firmy, najczęściej zupełnie zbędne wydaje się porządkowanie tego stanu rzeczy. Osoby, które w rosnącym przedsiębiorstwie dostają za zadanie zaopiekowanie się sprawami HR, zazwyczaj starają się rozpocząć swoje działania właśnie od tego elementu.

Często napotykają mniej lub bardziej zrozumiały opór i tylko od ich siły woli zależy powodzenie całej akcji. Muszą przekonać zarządzających, że pomimo pozornego dostosowania obecnego stanu rzeczy do potrzeb firmy i umiejętności pracujących tam ludzi, jednak warto zainwestować czas i energię w wyprostowanie zawiłych relacji służbowych.

Z całą pewnością struktura organizacyjna, jeśli jest optymalnie zaprojektowana i jasna dla wszystkich pracowników, może przynieść firmie sporo korzyści. Spójrzmy więc na argumenty, które przemawiają za tym, by jednak wprowadzać ład w panujący (nie)twórczy chaos:

1) Projekt usystematyzowania struktury organizacyjnej otwiera zazwyczaj puszkę Pandory. Nie brzmi to szczególnie zachęcająco? Przeciwnie! Na skutek konfrontacji osób zarządzających z różnymi wizjami wewnętrznego funkcjonowania firmy często pojawiają się nowe pomysły i usprawnienia w zakresie wzajemnej komunikacji czy działań podejmowanych przez poszczególne obszary.

2) Od tego tylko krok do następnej korzyści – za strukturą organizacyjną idzie nieubłaganie jasny podział zadań i obowiązków. A także władzy, co może odsłonić wiele niewypowiedzialnych wcześniej oczekiwań czy aspiracji. Znowu brzmi groźnie? Potwór nie znika, kiedy zakryjemy oczy. A właśnie budowanie struktury może pozwolić jaśniej spojrzeć na sytuację i możliwości.

3) Uproszczenie zależności i jasne podziały zadań, często pozwalają dość niespodziewanie uwolnić część zasobów lub w nowym świetle zobaczyć realne obciążenia (lub całkiem często właśnie ich brak…)

4) W firmach, które idą krok dalej i planują swoje działania w oparciu o kaskadowanie celów, struktura jest niezwykle przydatna do tego, by móc efektywnie wyznaczać oczekiwane rezultaty. Zarządzającemu łatwiej przekształcać strategię firmy na cele dla działów niż na zadania dla każdego z pracowników osobno.

5) Jeśli podział zadań, celów i oczekiwanych efektów jest jasny, pracownikom łatwiej się z nimi zidentyfikować. Wzmacnia to również poczucie odpowiedzialności i przynależności do określonych procesów.

6) Wbrew pozorom, w wielu średnich firmach pracownicy nie zawsze mają jasność kto jest ich przełożonym. O konsternację nietrudno – jeśli pracownik od jednej osoby uzyskuje akceptację urlopów, od drugiej ewentualną premię, trzeci wyznacza zadania a ten najstarszy stażem manager ma prawo zlecić coś, co zupełnie nie mieści się w planie… Struktura ostatecznie rozstrzyga kwestie odpowiedzialności managerskiej i pozwala wszystkim skrócić czas na poszukiwanie właściwej osoby na właściwym miejscu.

7) Struktura może być punktem wyjścia do rozmów na temat planowanych potrzeb rekrutacyjnych, możliwości obsłużenia nowych projektów czy w końcu ustalenia ścieżek karier dla uzdolnionych i zaangażowanych pracowników.

8) Dzięki strukturze organizacji, sposób zarządzania firmą staje się dla pracowników bardziej przejrzysty a co za tym idzie, dający więcej poczucia sensu.

9) Kolejnym plusem posiadania jasnej i przemyślanej struktury, jest możliwość jej zmiany. Jeśli wewnętrzna organizacja się nie sprawdza, struktura pomaga wytropić mniej wydajne miejsce, nazwać problem i poszukać nowych rozwiązań.

10) I na koniec mniej oczywista, ale na pewnym etapie, ważna korzyść. Struktura czyni firmę atrakcyjniejszą dla inwestorów – uporządkowanie stanowisk, jasny podział odpowiedzialności i przemyślany przydział zadań to jeden z dowodów na sprawne zarządzanie wewnętrzną organizacją.

Jeśli ten niepozorny graf żyje, służy i jest zaakceptowany przez wszystkich pracowników, to ma szanse przynieść sporo pożytku. Nieocenionych wrażeń dostarcza też często jego tworzenie. Jeśli więc to Twoim zadaniem jest wypracowanie takiej struktury, jedno jest pewne – nudy nie będzie!