Blog

Business people in modern office

3 rzeczy, dzięki którym Performance Management w Twojej firmie przyniesie efektywność biznesową

Wyniki badań nad efektywnością poszczególnych procesów składających się na performance management są bardzo zróżnicowane. Z jednej strony możemy zaobserwować spektakularne wręcz efekty. Ale istnieją też przykłady organizacji, w których wdrożenie performance management nie wpłynęło na faktyczną poprawę kluczowych wskaźników. Okazuje się na przykład, że nie zawsze występuje silny związek między efektywnością konkretnego pracownika, a efektywnością zespołu[1]. Aby system performance management przyniósł organizacji wzrost efektywności biznesowej, musi my zadbać o co najmniej 3 kluczowe obszary.

Kluczem jest bieżąca komunikacja

Wyobraź sobie, że masz do przewiezienia cały wóz marchwi. Do pomocy masz trzy konie. Co zrobisz, aby zrealizować zadanie? Czy planujesz najpierw sam zaprząc się do pracy, aby pokazać koniom, jak prawidłowo ciągnąć wóz? A może wolisz zbudować ich zaangażowanie przez oddanie im pełni odpowiedzialności? Nich same się zaprzęgną w taki sposób, jaki uznają za najlepszy? W jaki sposób przekażesz koniom ich zadanie, skoro one nie potrafią mówić?
Ok, rozumiem, pracownicy to jednak nie konie, a dostarczenie marchwi na targowisko trudno nazwać kluczowym procesem biznesowym. Jednak schemat pozostaje niezmienny. Czy jesteś menedżerem, woźnicą, selekcjonerem piłki nożnej, czy duchowym przywódcą, Twoja skuteczność będzie zależała od tego, jak dobrze potrafisz się komunikować.

Jako ludzie nieustannie szukamy wokół siebie wskazówek. Chcemy wiedzieć, co powinnyśmy zrobić, w którym kierunku podążać, jak jesteśmy oceniani. Niezależnie od zadania, które realizujemy, chcemy dostawać informacje na bieżąco (nie lubimy czekać) i często (nasz zapał szybko stygnie, a pamięć jest ulotna). Realizuj tą potrzebę. Dawaj informację zwrotną od razu. Organizuj środowisko pracy tak, aby każdy miał dostęp do potrzebnych mu informacji. Zachęcaj ludzi, aby także dzielili się swoją wiedzą oraz dawali informacje zwrotne sobie nawzajem.  Niech roczna rozmowa oceniająca będzie pewnym podsumowaniem, czy przypomnieniem kluczowych obszarów, ale nigdy po prostu źródłem nowych informacji.

Efektywne cele są z nami codziennie

Czy masz pewność, że Twój pracownik zna cele, które przekazałeś/łaś mu np. pół roku temu? Nie. Masz niemal pewność, że ich nie pamięta! A skoro nie pamięta, to jest niewielka szansa na to, że je realizuje. Podobnie bywa z priorytetami. Jako menadżer dbaj o to, aby cele były widoczne i łatwo dostępne. Pamiętanie o tym, co mamy do zrobienia, pozwala nam zaangażować dodatkowe pokłady naszego mózgu w szukanie najlepszych rozwiązań. Pozwala nam to ukierunkować nie tylko działanie, ale i myślenie. „Uczysz się tego, na czym się skupiasz” (Timothy Gallwey). To samo dotyczy znajdowania rozwiązań, budowania nawyków, realizacji kolejnych działań. Widoczność pozytywnego celu pomaga ukierunkować codzienne działania i znacznie podnosić osiągane wyniki[2]. Przypomnij sobie, kiedy ostatnio miałeś/łaś przed sobą spore wyzwanie, z którym udało Ci się poradzić. Czy rozwiązanie przyszło Ci do głowy od razu? A może dopiero po jakimś czasie i to w najmniej spodziewanym momencie? Dlatego zawsze zadbaj o to, aby zapisane cele, statusy realizacji, czy kolejne zadania były łatwo dostępne dla wszystkich zainteresowanych.

Zaangażowanie buduje efektywność

Wskazanie kierunku nie wystarczy,  aby osiągnąć wysoką efektywność. Ważną składową jest motywacja do działania. Dojrzały performance management skupia się na budowaniu prawdziwego zaangażowania wokół postawionych celów, bo to pomaga realizować faktyczny potencjał członków zespołów. Budowanie zaangażowania wokół celów wymaga przede wszystkim ich mądrego skomponowania:

–  celów indywidualnych, które pozwalają wzmacniać poczucie osobistej odpowiedzialności, rozwijać potencjał poszczególnych członków zespołu i różnicować wynagradzanie (nie tylko finansowe) w zależności od faktycznych osiągnięć.

– celów zespołowych, które odnoszą się do silnych motywatorów powiązanych z procesami społecznymi i uruchamiają synergię działań zespołu. Warto, aby miały one charakter addytywno-koniujnktywny (czyli ich efekt, zależy od pracy wszystkich członków zespołu ze szczególnym uwzględnieniem wyników najsłabszych).

– celów firmowych, które budują poczucie bycia członkiem czegoś większego, nadają wyższą rangę, temu, co robimy i sprzyjają postawom „wszystkie ręce na pokład”. Tegoroczny raport Antal „Najbardziej pożądani pracodawcy” pokazuje, że prestiż organizacji to kluczowy czynnik w przyciągający kandydatów.

Warto, aby każdy z pracowników posiadał konkretne cele z każdego z tych obszarów.

Nie miej ważnym dla zaangażowania wokół celów, będzie postrzeganie ich realności. Najwyższą motywację do realizacji osiągniemy, jeśli uda nam się tak skalibrować cele, aby wykorzystać możliwości pracownika w ok. 80%[3]. Dlaczego tak? Po pierwsze, chcesz umożliwić pracownikowi przekroczenie Twoich oczekiwań. Niech cel nie będzie „szklanym sufitem”, ale poprzeczką do przeskoczenia. Po drugie, w realnym życiu rzadko mamy do czynienia z sytuacją idealną. Zawsze któreś z ryzyk się zmaterializuje. A jednym z najsilniejszych demotywatorów jest poczucie bezradności. Zadbaj o to, aby cel był realny do osiągnięcia nawet wtedy, gdy warunki zewnętrzne nie są do końca sprzyjające.

Podsumowanie

Wdrażając performance management w swojej organizacji pamiętaj o trzech krytycznych obszarach, jak skuteczna komunikacja, dostępność i codzienna obecność kluczowych informacji oraz budowanie zaangażowania wokół realizacji celów.

[1] Ulrych, W. „Zarządzanie efektywnością pracownika – perpsektywa strategiczna”

[2] Gallwey, T. „The Inner Game of Tennis”

[3] Chou, Y. „Actionable gamefication”