Blog

männer im büro geben sich die hand

Przewodnik po onboardingu: 7 rzeczy, które musisz wiedzieć o adaptacji nowych pracowników

Zaangażowanie i sztuka adaptacji nowych pracowników

Adaptacja i onboarding, czyli procesy, które są ukierunkowane na skrócenie krzywej produktywności nowych pracowników, często koncentrują się na takich koncepcjach jak angażowanie, aktywizacja i asymilacja. Niestety dla większości organizacji wymienione koncepcje są bardziej sztuką, a nie nauką, i stanowią wyzwanie – co najmniej – pod względem ich systematyzowania i mierzenia w celu zapewnienia ciągłej poprawy. Najbardziej efektywne organizacje znajdą sposób na obejście tego wyzwania i wdrożą systemy służące egzekwowaniu, kontroli i ocenie tego finezyjnego procesu, jakim jest budowanie zaangażowania nowych pracowników.

Przyczynę problemu stanowi fakt, że adaptacja i zaangażowanie mają charakter dogłębny. Ponadto zjawiska te nie są jednorazowymi zdarzeniami i nie można ich osiągnąć nawet za pomocą najlepszych i najbardziej kompleksowych programów wdrożeniowych. Organizacje, które toczą bój o osiąganie celów inicjatyw związanych z onboardingiem pracowników i borykają się z takimi problemami, jak niski poziom utrzymania pracowników, prawdopodobnie nie odniosą sukcesu, ponieważ nie doceniają znaczenia zaangażowania jako procesu górującego i zachodzącego we wszystkich obszarach działalności. Niezależnie od rodzaju wdrażanych systemów i procesów muszą one być ciągle i łatwo dostępne dla nowych pracowników. Angażowanie nowych pracowników musi być procesem dogłębnym, a nie pojedynczym zdarzeniem.

 

Pełne zaangażowanie nie może ograniczać się do nowych pracowników

Kwestią problematyczną w odniesieniu do programów wdrożeniowych jest fakt, że wspomniane systemy i procesy angażowania powinny być dostępne dla wszystkich pracowników. Już dawno określono wartość podstawowych celów strategicznej inicjatywy adaptacji i onboardingu, do których należą szybsze osiągnięcie produktywności i zatrzymanie kluczowych pracowników na dłużej. Niezależnie od sposobu, w jaki różne organizacje definiują pojęcie produktywności, każda dąży do jej maksymalizacji. Organizacje odnoszące największe sukcesy zauważają jednak, że nie chodzi tylko o nowych pracowników. Cele biznesowe ulegają zmianom, strategie ewoluują, ilości zasobów podlegają wahaniom, a technologie raz są, a czasem ich nie ma, co skutkuje ciągłymi zmianami w produktywności.

Dynamiczny charakter świata biznesu i rynków oznacza, że w odniesieniu do nowych pracowników pracodawcy nie mogą koncentrować się wyłącznie na osiąganiu produktywności, lecz muszą również zapewnić narzędzia służące utrzymaniu ciągłej produktywności. W związku z tym zaangażowanie służące jako narzędzie do celów adaptacji nowych pracowników musi stać się narzędziem obejmującym cały cykl życia pracownika, a nie być jedynie narzędziem integracji.

 

Pracodawcy powinni bardziej skoncentrować się na zaangażowaniu w całym cyklu życia pracownika, a nie na zaangażowaniu w „pierwszym dniu w pracy”

W kontekście onboardingu nowych pracowników istnieje tak wiele publikacji na temat tego, w jaki sposób można pomóc pracownikom „nabrać rozpędu”, że prawdziwy proces przekształcania kandydata w produktywnego pracownika może zginąć w natłoku banałów głoszonych na temat pierwszego dnia w pracy. Osiągnięcie produktywności jest procesem, i nawet jeżeli proces ten zaczyna się jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia, nierealistyczne i często szkodliwe jest oczekiwanie od pracownika pełnej produktywności już w pierwszym dniu pracy.

Zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami – i co często jest całkiem oczywiste – w przypadku niektórych zawodów produktywność można osiągnąć w ciągu kilku minut, natomiast w przypadku innych specjalności osiągnięcie pełnej produktywności może zająć lata. Ponadto poza tym, że produktywność należy osiągnąć, to trzeba ją jeszcze utrzymać.

Co zatem powinny zrobić organizacje ukierunkowane na efektywność, a w szczególności te, w których procesy adaptacji są długotrwałe? Oczywiste jest, że korzyści płynące ze skrócenia do minimum krzywej uczenia się nowego pracownika odnoszą zarówno organizacje, jak i sami pracownicy, i powszechnie przyjmuje się też, że zaangażowanie stanowi przydatne narzędzie w procesie onboardingu nowych pracowników (i vice versa) do celów osiągnięcia produktywności. Czym właściwie jest zaangażowanie i jak zjawisko to w odmienny i szczególny sposób odnosi się do nowych pracowników?

 

Czym jest „zaangażowanie” i jak można je zmierzyć?

Corporate Leadership Council (CLC) definiuje zaangażowanie w następujący sposób:

„Zaangażowanie określa stopień, w jakim pracownicy zobowiązują się do wykonywania określonych zadań lub budowania trwałych relacji personalnych w swojej organizacji, oraz to, jak ciężko pracują i jak długo pozostają w danej organizacji na skutek tego zobowiązania”.

Mimo że przedstawiona definicja ma sens, zmierzenie poziomu zaangażowania może się wydawać prawie niemożliwe. CLC idzie jednak o krok dalej i zapewnia ramy umożliwiające ilościowe ujęcie tego zjawiska. Dysponowanie ramami służącymi określaniu poziomu zaangażowania oraz faktyczne wdrażanie procesów adaptacji i angażowania w cyklu życia – czyli wszystko to, o co dana organizacja musi zadbać, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników – pozostaje w gestii organizacji i zależy od stosowanych technik ciągłego procesu doskonalenia.

Narzędzia służące budowaniu zaangażowania są wdrażane poprzez łączenie działań i technologii biznesowych. Programy wdrożeniowe stanowią sprawdzone i gotowe narzędzie adaptacji i zaangażowania stosowane przez zarządzających kapitałem ludzkim, lecz CLC i inne organizacje wskazują, że należy je wdrażać, mając na uwadze prowadzenie ciągłych pomiarów i doskonalenie.

W kontekście cyklu życia posiedzenia firmowe i sesje poświęcone opracowywaniu strategii oraz kwestie związane z odgórnym dostosowywaniem (pełny wachlarz konwencjonalnych procesów związanych z zaangażowaniem) opierają się na skutecznej komunikacji służącej budowaniu zaangażowania. Biorąc pod uwagę, że komunikacja korporacyjna stanowi podstawę automatyzacji rozwiązań informatycznych, na ironię zakrawa fakt, iż zaangażowanie nie jest jeszcze najważniejszym celem stosowania narzędzi komunikacyjnych każdej organizacji.

Poznaj 9 narzędzi, które pomogą Ci usprawnić onboarding.

Czy zaangażowanie nowych pracowników różni się od zaangażowania obecnych pracowników?

Managerowie i eksperci strategiczni ds. kapitału ludzkiego, których zadaniem jest prowadzenie działań związanych z onboardingiem pracowników, mogą zastanawiać się, w jaki sposób zaangażowanie w procesie adaptacji nowych pracowników różni się od zaangażowania w całym cyklu życia pracownika. Jak wskazuje Lagunas, onboarding pracowników odbywa się w wyjątkowym, krytycznym momencie cyklu życia. Dzieje się tak, ponieważ nowo zatrudnionego pracownika charakteryzuje początkowy stan niemożliwego do zmierzenia poziomu zaangażowania. Jednakże dobre procesy rekrutacyjne doprowadzą do osiągnięcia przez kandydata stanu, w którym możliwe będzie zmierzenie poziomu jego zaangażowania, czyli takiego, w którym zarówno sam kandydat, jak i organizacja podjęli świadomą decyzję dotyczącą stosunku pracy; jednak to proces adaptacji ma wywrzeć wpływ na zaangażowanie umożliwiające osiągniecie stanu produktywności.

Co ważne, Lagunas wskazuje, że w zaangażowaniu nie chodzi o zadowolenie, lecz o to, aby pracownicy rozumieli rolę, jaką odgrywają w realizacji celów organizacji. W kontekście stale zmieniających się celów biznesowych oznacza to, że zaangażowanie jest tak samo ważne dla utrzymania dalszej produktywności jak dla zapewnienia początkowej produktywności pracowników. Co więcej, ponieważ nowego pracownika charakteryzuje świeżość związana z akceptacją uzyskaną w procesie rekrutacyjnym, utrzymanie zaangażowania w cyklu życia może stanowić jeszcze trudniejsze zadanie dla działów kadr i pozwala dostosować zaangażowanie z etapu adaptacji do zaangażowania w cyklu życia. W efekcie są to te same procesy, które są równie ważne i mają podobne cele, ale są stosowane na różnych etapach cyklu życia pracownika.

 

Osiągnięcie zaangażowania całkowicie zależy od komunikacji

Jeśli już odpowiednio uzasadniliśmy, że komunikacja ma kluczowe znaczenie dla zaangażowania w cyklu życia pracownika, to można również stwierdzić, że komunikacja stanowi również sedno procesu adaptacji nowo zatrudnionych pracowników. W związku z tym, że pozostałe cele procesu onboardingu – asymilacja i aktywizacja – stanowią kluczowe różnice, jeżeli chodzi o nowych pracowników, komunikacja o dominującym charakterze staje się tym bardziej wartościowym narzędziem. W stworzonym przez Lagunasa modelu wysoce efektywnego onboardingu pracowników, aktywizację uzyskuje się poprzez samodzielnie kontrolowane i społeczne uczenie się, a asymilacja jest osiągana przez mentoring i tworzenie powiązań interpersonalnych.

W idealnym stanie rzeczy wszelkie narzędzia komunikacji oraz procesy adaptacji i angażowania udostępniane nowym pracownikom są dostępne nawet na tak wczesnym etapie jak zaraz po przyjęciu przez nich oferty pracy. Wspomniane narzędzia i procesy powinny być tak powszechnie stosowane jak e-maile oraz tak intuicyjne jak sieci społecznościowe i serwisy typu wiki. Jednak z perspektywy strategicznego zarządzania kapitałem ludzkim powinny one w sposób dynamiczny dostosowywać się do zmieniającego się środowiska biznesowego firmy i powinny z definicji umożliwiać dokonywanie pomiaru zaangażowania.

Z drugiej strony – co prawdopodobnie jest kwestią najważniejszą – ponieważ budowanie zaangażowanie to proces zachodzący w cyklu życia pracownika, stosowane narzędzia i procesy muszą mieć charakter kompleksowy: narzędzia stosowane zaraz po przyjęciu przez pracownika oferty pracy powinny być tymi samymi narzędziami stosowanymi w momencie jego odejścia z organizacji.

 

Korzyści i wezwanie do działania (ang. „call to action”)

Korzyści dla organizacji, które umożliwiają wdrażanie procesu pełnego angażowania w cyklu życia, są oczywiste. CLC przywołuje dane potwierdzające wyraźny wzrost efektywności pracowników i firmy oraz zdecydowaną poprawę wskaźników zatrzymywania pracowników (zmniejszenie prawdopodobieństwa odejścia o 87%). Lagunas wskazuje na wzrost kluczowych wskaźników efektywności organizacji (ang. Key Performance Indicatiors, KPI) oraz zdecydowany (78%) wzrost przychodów.

Managerowie zarządzający kapitałem ludzkim powinni po pierwsze mieć świadomość, że zaangażowanie jest procesem zachodzącym w całym cyklu życia, który rozpoczyna się już na najwcześniejszych etapach adaptacji nowych pracowników. Cele zaangażowania powinny obejmować współpracę, zarówno formalną, jak i nieformalną, oraz możliwość rozpowszechniania strategicznych komunikatów wśród zespołu pracowników. Dostępność narzędzi służących budowaniu zaangażowania powinna być powszechna i szeroka; narzędzia te powinny w każdej chwili i w dowolnym miejscu być dostępne dla pracowników. Zaangażowanie mobilne nie jest już tylko miłym dodatkiem, ale czynnikiem wyróżniającym o strategicznym znaczeniu.

Managerowie zarządzający kapitałem ludzkim powinni również być świadomi możliwości współpracy z działem IT w celu zapewnienia technologicznego wsparcia dla procesów biznesowych i inicjatyw związanych z zaangażowaniem. Jako że komunikacja stanowi fundament zaangażowania, automatyzacja i kontrola procesów związanych z zaangażowaniem może zamykać się na poziomie oprogramowania przeznaczonego dla firm.

Organizacje chcące dokonać oceny platform umożliwiających budowanie zaangażowania powinny skorzystać z poniższej listy kontrolnej uwzględniającej różne cechy takich platform.

Dostępność przez stronę internetową
Dostępność na urządzeniach mobilnych (responsywne strony internetowe lub aplikacje dedykowane dla konkretnych platform)
Zaangażowanie przed rozpoczęciem procesu onboardingu, w jego trakcie i po jego zakończeniu
Skuteczne osiąganie wysokich wskaźników przyjęcia
Dostęp do dynamicznych schematów organizacyjnych
Dostęp do bazy wiedzy firmy
Zdolność uzupełniania bazy wiedzy o różne kwestie dotyczące firmy
Zdolność do przyczyniania się do realizacji celów związanych z bazą wiedzy
Dostępność dla firmowych działań społecznościowych
Intuicyjny, przypominający layout Facebooka, interfejs mediów społecznościowych
Publikowanie oficjalnych i nieoficjalnych informacji i wydarzeń
Dostęp do oficjalnych i nieoficjalnych poleceń
Dostęp do oficjalnych i nieoficjalnych procesów biznesowych
Zdolność w zakresie wdrożenia procesu gromadzenia informacji zwrotnych, tj. ankiet lub ocen
Integracja z oceną wyników

Poznaj 9 narzędzi, które pomogą Ci usprawnić onboarding.