Blog

Digitalizacja firmowych procesów w firmie Antal
Dziesiątki maili dziennie. Stosy drukowanych i skanowanych dokumentów. Chaos informacyjny. To niestety rzeczywistość wielu polskich firm. Czas dogonić pracowników, którzy na co dzień żyją w cyfrowym świecie. Tak zrobił to Antal, który za pomocą emplo zdigitalizował firmowe procesy.
Profil firmy
Antal zajmuje się rekrutacją, a także consultingiem HR i employer brandingiem. Firmie zależy na tworzeniu miejsca pracy przyjaznego pracownikom.
Większość osób zatrudnionych w Antal to osoby młode (głównie dwudziesto- i trzydziestokilkuletnie), które poza pracą aktywnie korzystają z nowoczesnych technologii ułatwiających im wymianę informacji i realizację codziennych zadań.
Wyzwanie
Antal przeprowadził badanie opinii pracowniczej. Okazało się, że według pracowników komunikacja i procedury administracyjne (m.in. składanie wniosków) prowadzone w formie papierowej i oparte na wymianie maili są mało komfortowe i zabierają im zdecydowanie za dużo czasu.
Oczekiwania wobec emplo
Naszemu klientowi zależało na sprawnym i efektywnym przeniesieniu firmowych procedur do strefy online, aby dostosować tryb pracy do potrzeb pracowników.
Dzięki digitalizacji firmowych procesów pracownicy powinni:
Digitalizacja firmowych procesów
Wymiana firmowej wiedzy
Obecnie firmowa komunikacja jest prowadzona w sposób, do jakiego są przyzwyczajone osoby korzystające z portali społecznościowych, np. z Facebooka.
Funkcjonalność aktualności służy do komunikacji ogólnofirmowej.
- Ważne komunikaty są zebrane w jednym miejscu na firmowej „tablicy” widocznej na głównej stronie emplo – pracownicy mogą w każdej chwili przeczytać wybrane wpisy.
- Możliwość komentowania informacji bardzo ożywiła firmową dyskusję i zwiększyła przepływ wiedzy.
- O każdej ważnej wiadomości pracownicy dowiadują się dzięki automatycznym powiadomieniom – są zawsze na bieżąco ze wszystkim, co dzieje się w firmie.
Wymiana bardziej szczegółowych informacji odbywa się w utworzonych grupach dyskusyjnych.
a) grupy firmowe
W tych grupach omawiane są zagadnienia związane z bieżącą pracą. Każdy zespół w firmie ma założoną oddzielną grupę, w której pracownicy dyskutują m.in. o aktualnie prowadzonych projektach oraz zamieszczają przydatne pliki (np. prezentacje i raporty).
b) grupy społecznościowe
Pracownicy zakładają w emplo grupy poświęcone interesującym ich tematom.
Przykładowe grupy w Antal:
CSR – pracownicy wymieniają się informacjami o akcjach charytatywnych, do których chcą dołączyć;
Podróże – pracownicy opisują w niej miejsca, które warto odwiedzić.
Ankiety
Do pozyskiwania wiedzy od współpracowników Antal wykorzystuje m.in. ankiety emplo. Każdy pracownik może utworzyć własną ankietę lub wziąć udział w tej, do której został zaproszony i odpowiedzieć na pytania np. menedżerów lub współpracowników.
Przykład: dział marketingu przygotował ankietę, w której poprosił o przykłady niestandardowych benefitów. Odpowiedzi udzieliła prawie 1/3 firmy. Po zakończeniu ankiety i pobraniu automatycznego raportu dział marketingu przygotował artykuł oparty na informacjach pracowników.
Dwuletnie statystyki:
Obieg firmowych wniosków
Antal wprowadził obieg wniosków w wersji online. Teraz za pomocą kilku kliknięć pracownicy składają m.in. wniosek urlopowy, związany z delegacją i zamawiają sprzęt IT. Nie tracą już czasu na drukowanie, wypełnianie, skanowanie i mailowe przesyłanie dokumentu. Pracownicy oszczędzają mnóstwo czasu, a firma pieniądze przeznaczane wcześniej m.in. na papier do drukarki.
Organizacja szkoleń
Pracownicy Antal uczestniczą m.in. w licznych szkoleniach. W emplo mogą sprawdzić listę zaplanowanych firmowych wydarzeń, zapoznać się z ich opisami, sprawdzić lokalizację na mapie i listę zapisanych współpracowników. Mogą również dołączyć do wybranych wydarzeń, zaakceptować lub odrzucić zaproszenie, a wszystko trwa tylko kilka chwil.
Dwuletnie statystyki:
Narzędzia takie jak emplo są dedykowane firmom otwartym na nowości, którym zależy na komforcie pracowników i wysokim poziomie komunikacji. W Antal emplo zdecydowanie się sprawdziło. Przeniesienie licznych procedur do wersji online znacznie usprawniło procesy będące dotąd administracyjną zmorą pracowników. Dyskusje prowadzone w czasie rzeczywistym, natychmiastowa możliwość reakcji i dzielenia się wiedzą sprawiły, że komunikacja w Antal żyje, integruje i zwiększa zaangażowanie pracowników.
Anna Piotrowska-Banasiak, Development Director w Antal
Ty też chcesz dostosować miejsce pracy do potrzeb pracowników i poprawić ich efektywność? Chętnie Ci w tym pomożemy!
Umów demo
Od kilku lat związana z marketingiem online. Zajmuje się m.in. koordynacją kampanii produktowych i content marketingowych oraz redakcją różnego rodzaju treści, m.in. na serwisy internetowe.
Related Posts

Komunikacja wewnętrzna jest najbardziej doceniana, kiedy wspiera działania biznesowe organizacji, dlatego kluczowe jest dopasowanie jej działań do aktualnych wyzwań, przed…

Dział komunikacji wewnętrznej powinien, obok innych zadań, pełnić funkcję agencji contentowej (reklamowej, eventowej, PR, digital…) dla pracowników. Merytorycznego partnera, który…

Podczas pracy zdalnej, wyjazdu służbowego, w drodze do biura – korzystaj z wybranych funkcjonalności firmowej platformy na ekranie telefonu. Sprawdź,…

Sens komunikacji nigdy się nie zmienił. Ludzie przekazują i pozyskują informacje. Nie zmieniła się również waga tego procesu. To, co…

Jeśli chcesz używać siekiery, najpierw naucz się nią posługiwać. W przeciwnym razie odrąbiesz sobie ręce. Takie słowa wypowiedział do mnie…

Spotykasz się z opinią, że intranetu nikt nie czyta i nie warto tam nic zamieszczać? A może zastanawiasz się, jak…

Kiedy myślisz o wdrażaniu narzędzi dla całej firmy, ogarnia Cię panika? Bez obaw – ten proces nie musi być bolesny….

Chcesz poprawić efektywność Twojego zespołu i lepiej zarządzać jego pracą? Chcesz badać potencjał pracowników? Zobacz, jak pomoże Ci w tym…

Ocena kompetencji w Twojej firmie to żmudny i skomplikowany proces? Sprawdź, jak usprawnił go nasz klient. Potrzeby naszego Klienta TRYUMF…

Większa rotacja, częstsza nieobecność w pracy, a nawet mniejsza satysfakcja klientów z naszych usług – tym może skutkować niskie zaangażowanie…

Sprzedaż – serce, pompa firmy, także może mieć swoją „wieńcówkę” i przechodzić ostrą niewydolność. Że to organ ważny i czuły,…

Twoi pracownicy spędzają dużo czasu poza biurem? Podróżują po kraju i za granicą? Chcesz mieć większą kontrolę nad ich nieobecnościami…

Firmowe wnioski – ich obieg w Twojej firmie zajmuje dużo czasu? Pracownicy nie wiedzą, gdzie znaleźć odpowiedni formularz i do…

Chcesz budować atrakcyjny wizerunek pracodawcy? Zależy Ci na wysokim zaangażowaniu pracowników od pierwszych dni ich pracy? Pamiętaj: w osiągnięciu tych…

W Twojej głowie rysuje się wdrożenie nowoczesnego intranetu, ale przypominasz sobie, że 50% pracowników firmy nie ma służbowego maila? Zastanawiasz…