Blog

Digitalizacja firmowych procesów w firmie Antal

Dziesiątki maili dziennie. Stosy drukowanych i skanowanych dokumentów. Chaos informacyjny. To niestety rzeczywistość wielu polskich firm. Czas dogonić pracowników, którzy na co dzień żyją w cyfrowym świecie. Tak zrobił to Antal, który za pomocą emplo zdigitalizował firmowe procesy.

Profil firmy

Antal zajmuje się rekrutacją, a także consultingiem HR i employer brandingiem. Firmie zależy na tworzeniu miejsca pracy przyjaznego pracownikom.

Większość osób zatrudnionych w Antal to osoby młode (głównie dwudziesto- i trzydziestokilkuletnie), które poza pracą aktywnie korzystają z nowoczesnych technologii ułatwiających im wymianę informacji i realizację codziennych zadań.

Wyzwanie

Antal przeprowadził badanie opinii pracowniczej. Okazało się, że według pracowników komunikacja i procedury administracyjne (m.in. składanie wniosków) prowadzone w formie papierowej i oparte na wymianie maili są mało komfortowe i zabierają im zdecydowanie za dużo czasu.

Oczekiwania wobec emplo

Naszemu klientowi zależało na sprawnym i efektywnym przeniesieniu firmowych procedur do strefy online, aby dostosować tryb pracy do potrzeb pracowników.

Dzięki digitalizacji firmowych procesów pracownicy powinni:

Niektóre z procesów przeniesionych do wersji online

Wymiana firmowej wiedzy

Obecnie firmowa komunikacja jest prowadzona w sposób, do jakiego są przyzwyczajone osoby korzystające z portali społecznościowych, np. z Facebooka.

Funkcjonalność aktualności służy do komunikacji ogólnofirmowej.

• Ważne komunikaty są zebrane w jednym miejscu na firmowej „tablicy” widocznej na głównej stronie emplo – pracownicy mogą w każdej chwili przeczytać wybrane wpisy.
• Możliwość komentowania informacji bardzo ożywiła firmową dyskusję i zwiększyła przepływ wiedzy.
• O każdej ważnej wiadomości pracownicy dowiadują się dzięki automatycznym powiadomieniom – są zawsze na bieżąco ze wszystkim, co dzieje się w firmie.

 

Wymiana bardziej szczegółowych informacji odbywa się w utworzonych grupach dyskusyjnych.

a) grupy firmowe

W tych grupach omawiane są zagadnienia związane z bieżącą pracą. Każdy zespół w firmie ma założoną oddzielną grupę, w której pracownicy dyskutują m.in. o aktualnie prowadzonych projektach oraz zamieszczają przydatne pliki (np. prezentacje i raporty).

b) grupy społecznościowe

Pracownicy zakładają w emplo grupy poświęcone interesującym ich tematom.

Przykładowe grupy w Antal:

CSR – pracownicy wymieniają się informacjami o akcjach charytatywnych, do których chcą dołączyć;

Podróże – pracownicy opisują w niej miejsca, które warto odwiedzić.

 

Ankiety

Do pozyskiwania wiedzy od współpracowników Antal wykorzystuje m.in. ankiety emplo. Każdy pracownik może utworzyć własną ankietę lub wziąć udział w tej, do której został zaproszony i odpowiedzieć na pytania np. menedżerów lub współpracowników.

Przykład: dział marketingu przygotował ankietę, w której poprosił  o przykłady niestandardowych benefitów. Odpowiedzi udzieliła prawie 1/3 firmy. Po zakończeniu ankiety i pobraniu automatycznego raportu dział marketingu przygotował artykuł oparty na informacjach pracowników.

Dwuletnie statystyki:

Obieg firmowych wniosków

Antal wprowadził obieg wniosków w wersji online. Teraz za pomocą kilku kliknięć pracownicy składają m.in. wniosek urlopowy, związany z delegacją i zamawiają sprzęt IT. Nie tracą już czasu na drukowanie, wypełnianie, skanowanie i mailowe przesyłanie dokumentu. Pracownicy oszczędzają mnóstwo czasu, a firma pieniądze przeznaczane wcześniej m.in. na papier do drukarki.

 

 

 

Organizacja szkoleń

Pracownicy Antal uczestniczą m.in. w licznych szkoleniach. W emplo mogą sprawdzić listę zaplanowanych firmowych wydarzeń, zapoznać się z ich opisami, sprawdzić lokalizację na mapie i listę zapisanych współpracowników. Mogą również dołączyć do wybranych wydarzeń, zaakceptować lub odrzucić zaproszenie, a wszystko trwa tylko kilka chwil.

Dwuletnie statystyki:

Narzędzia takie jak emplo są dedykowane firmom otwartym na nowości, którym zależy na komforcie pracowników i wysokim poziomie komunikacji. W Antal emplo zdecydowanie się sprawdziło. Przeniesienie licznych procedur do wersji online znacznie usprawniło procesy będące dotąd administracyjną zmorą pracowników. Dyskusje prowadzone w czasie rzeczywistym, natychmiastowa możliwość reakcji i dzielenia się wiedzą sprawiły, że komunikacja w Antal żyje, integruje i zwiększa zaangażowanie pracowników.

Anna Piotrowska-Banasiak, Development Director w Antal