Digitalizacja procesów w firmie – trend czy konieczność?

Nowe technologie pozwalają przenieść do wersji on-line wiele procesów. Firmy wdrażają platformy do komunikacji wewnętrznej czy onboardingu, decydują się na obsługę elektronicznych wniosków urlopowych. Czy jest to jedynie trend? Przecież przez lata firmy radziły sobie z obsługą procesów w wersji papierowej. Do komunikacji może służyć email… A może to konieczność? Czy w dzisiejszych czasach firmy mogą funkcjonować sprawnie bez korzystania z nowych technologii?

Współczesne platformy do obsługi firmowych procesów pozwalają na bardzo wiele.

Osoby zarządzające wewnętrznymi procesami mogą prowadzić spójną komunikację ze wszystkimi pracownikami w czasie rzeczywistym. Mogą gromadzić w jednym miejscu istotne informacje o pracownikach – za pomocą kilku kliknięć mają dostęp m.in. do

  • historii zatrudnienia,
  • historii nieobecności,
  • automatycznych raportów z ankiet, badań NPS czy wyników okresowych ocen pracy.

Pracownicy – niezależnie od lokalizacji, mogą korzystać z firmowych baz wiedzy, dokumentów i składać wnioski poprzez aplikacje mobilne.

Przykłady możemy mnożyć…

Być może takie rozwiązania są kojarzone ze światem dużych korporacji. Wiele osób zarządzających firmami może postrzegać je jako trend, który nie stanie się powszechnym zjawiskiem. Ale czy tak jest w rzeczywistości? Jak długo firmy mogą się opierać przed wdrożeniem nowych rozwiązań technologicznych?

Czy za kilka lat organizacje, w których procedury są prowadzone w wersji analogowej, będą miały szansę pracować równie efektywnie jak te, które zdecydowały się zrobić krok do przodu? Czy będą atrakcyjnym miejscem pracy dla osób, które wzrastały w cyfrowej rzeczywistości i dla których stały dostęp do informacji i technologicznych udogodnień jest czymś naturalnym?

Digitalizacja procesów w firmie – kilka statystyk

Jak pokazuje przykład firmy Antalzmiana pokoleniowa zaczęła wymuszać wprowadzanie technologii do codziennej pracy.

Z badania opinii pracowniczej przeprowadzonej w Antal wynikało, że według młodych pracowników (dwudziesto- i trzydziestokilkuletnich) komunikacja i procedury administracyjne (m.in. składanie wniosków) prowadzone w formie papierowej i oparte na wymianie maili są mało komfortowe, frustrujące i zabierają zdecydowanie za dużo czasu.

Czy digitalizacja procesów w firmie i wdrożenie internetowej platformy emplo były dobrymi decyzjami? Dwuletnie statystyki mówią same za siebie:

  • emplo pozwoliło skrócić czas składania firmowych wniosków o ok. 90% – ze średnio 10 minut w wersji papierowej do ok. 1 minuty w wersji online. Pracownicy Antal w ciągu 2 lat złożyli ponad 5 tys. elektronicznych wniosków, a to znaczy, że zaoszczędzili łącznie ok. 750 godzin,
  • firma przeprowadziła 105 elektronicznych ankiet, które pozwoliły zbierać feedback od pracowników, usprawniając m.in. współpracę między działami (2 tys. wypełnionych formularzy),
  • w grupach dyskusyjnych opublikowano prawie 5 tys. postów, ponad 12 tys. komentarzy i zamieszczono blisko 6 tys. plików.

Przeniesienie licznych procedur do wersji on-line znacznie usprawniło procesy będące dotąd administracyjną zmorą pracowników. Dyskusje prowadzone w czasie rzeczywistym, natychmiastowa możliwość reakcji i dzielenia się wiedzą sprawiły, że komunikacja w Antal żyje, integruje i zwiększa zaangażowanie pracowników.

 

Anna Piotrowska-Banasiak, Development Director w Antal

Innej firmie korzystającej z platformy internetowej udało się z kolei skrócić czas przygotowania oceny kompetencji z 3 tygodni do 3 dni, a kolejnej – skrócić czas przeprowadzenia oceny z ponad 30 dni do 7.

To duża oszczędność – zarówno czasu pracowników na wielu szczeblach organizacji, jak i budżetu, który był wydawany na zewnętrznych konsultantów czy chociażby na papier do drukarki.


Perspektywa ekspertów ds. HR

Z doświadczenia emplo wynika, że firmy – niezależnie od wielkości i branży, szukają rozwiązań, które przede wszystkim pozwolą usprawnić komunikację wewnętrzną i procesy HR, optymalizując przy tym koszty i czas pracy. Czy digitalizacja może stanowić główną odpowiedź na ich potrzeby?

Co na temat przenoszenia firmowych procesów do wersji online uważają eksperci HR? Czym z ich perspektywy jest digitalizacja? Trendem, czyli alternatywą, z której można skorzystać? A może koniecznością – krokiem, który w niedalekiej przyszłości będzie musiała postawić każda firma, której zależy na wysokiej efektywności?

Digitalizacja jest obecnie absolutnie w trendzie. Wszyscy korzystamy z udogodnień i osiągnięć transformacji cyfrowej, zarówno w sferze prywatnej, jak i zawodowej: bankowość internetowa, e-administracja, e-booki, komunikacja online bez ograniczeń itd. Tych samych udogodnień oczekujemy w pracy.

Przybywa firm, w których niemal wszystkie procesy HR przenoszone są do systemów, a systemy integrowane są do jednej jak najbardziej pojemnej i przyjaznej dla użytkowników i administratorów platformy. A ponieważ łatwy dostęp do informacji, szybkość w znajdowaniu danych oraz szybka i jednocześnie trafna odpowiedź na potrzeby użytkownika to oczekiwania współczesnych pracowników, sądzę, że w najbliższym czasie digitalizacja stanie się koniecznością, aby utrzymać konkurencyjność firmy na rynku.

 

Anna Sobczyk, Learning&Talent Manager EE, RB, HR Influencers

Optymalizacja procesów, uproszczenie ich obsługi i dostęp do wiedzy są niezbędne dla efektywnego zarządzania w organizacjach. Kolejnymi elementami są wymiana informacji oraz sprawne procesowanie decyzji. Z tego punktu widzenia digitalizacja procesów HR staje się koniecznością. Dobrze przygotowana i wprowadzona nie tylko poprawia proces zarządzania obsługą administracyjną, ale przekłada się także na efektywność procesów z obszaru miękkiego HR. W rezultacie wpływa na zmianę postrzegania HR z usługowego na biznesowy, którego działania wzmacniają organizację i wspierają managerów. Synergia tych rozwiązań pozwala na kompleksowe zarządzanie rozwojem członków organizacji.

 

Magdalena Kałużna-Litwin, Samodzielny Specjalista HR, Grupa Europa, HR Influencers

Biznes to relacje, a dobry biznes to zaangażowani w relacje ludzie. Każdą rozmowę na temat narzędzi zarządzania firmą i procesami warto poprzedzić refleksją:

  • Co chcemy osiągnąć, wdrażając dane rozwiązanie nie tylko po stronie kapitału organizacyjnego (systemy), ale i ludzkiego (ludzie)?
  • Jakie są spodziewane rezultaty? Jak je zmierzymy?
  • Jak wdrażane rozwiązanie wpłynie na employee i customer experience?
  • Czego potrzebuje dziś user (narzędzia, platformy) i klient (obsługiwany docelowo przez usera).

Narzędzia mają pomagać, optymalizując koszty w perspektywie długo- i krótkoterminowej i pozytywnie wpływając na rozwój biznesu.

Jeśli platforma sprawi, że ludzie nie będą mieli okazji spojrzeć sobie w oczy, anonimowi i pozbawieni w pracy uważności, będzie to negatywny skutek wdrożenia, który docelowo wpłynie na jakość relacji, czyli biznes. Pamiętajmy, że najważniejszą funkcją przysłowiowej Pani Hani w kadrach była i jest rozmowa o życiu, dzieciach, zdrowiu i bolączkach pracowników, a tego nie zastąpi AI (sztuczna inteligencja czy platforma). Żaden też system nie zmotywuje pracownika tak, jak dobra rozmowa z szefem.

Jeśli natomiast platforma sprawi, że ludzie z ulgą odetchną, odczuwając redukcję zbędnej biurokracji i straty czasu czy braku sensu, to znaczy, że decyzja o wdrożeniu była zdecydowanie właściwa!

Do wdrażającego należy właściwy wybór celów i spodziewanych rezultatów, poprzedzony analizą wartości i korzyści. Trzymam kciuki za właściwe pro-ludzkie i pro-biznesowe wybory!

Joanna Malinowska-Parzydło, CVO, Personal Brand Institute, HR Influencers

Dominika Bareja-Muzyczuk

Specjalista ds. content marketingu

Od kilku lat związana z marketingiem online. Zajmuje się m.in. koordynacją kampanii produktowych i content marketingowych oraz redakcją różnego rodzaju treści, m.in. na serwisy internetowe.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *