Dlaczego nikt nie lubi spotkań wewnętrznych i co z tym zrobić

Narady, statusy, burze mózgów – jak by ich nie nazywać, mają jedną wspólną cechę: nikt ich nie lubi. Przy założeniu, że szeregowy pracownik ma 4 godziny spotkań w tygodniu, managerowie spędzają na nich średnio 1/3 swojego dnia pracy, a kadra zarządzająca – 60 proc., okazuje się, że każdy pracownik w firmie średnio jeden dzień w tygodniu spędza na spotkaniach!

Typowe bolączki spotkań

Niezależnie od tego, jak bardzo lubimy rozmawiać z kolegami z pracy, spotkania w większości uważamy za przeszkodę w wykonaniu zadań, za które jesteśmy rozliczani. Zgodnie z badaniami, 75 proc. pracowników podczas zebrań zajmuje się inną pracą, a 91 proc. odpływa myślami do innych spraw (według innej ankiety 8 proc. wolałoby leczyć kanałowo zęby, byle uniknąć spotkań). Przyczyną niechęci są wcześniejsze złe doświadczenia, związane z:

  • brakiem agendy i celu zebrania,
  • zbyt dużą liczbą uczestników i brakiem zaangażowania,
  • brakiem kontroli czasu,
  • brakiem wyniku (ostatecznym dowodem, że zmarnowaliśmy czas).

Skoro nie da się ich zakazać, jak temu zaradzić?

Wciąż poszukiwane są rozwiązania poprawiające efektywność spotkań, a do najbardziej popularnych należą:

1. PEŁNA DOBROWOLNOŚĆ UDZIAŁU

Jest to jedno z założeń modelu ROWE i praktyczne wdrożenie zasady „nieobecni nie mają głosu”. Dobrowolność spotkań zwiększa dynamikę pracy, ale też daje informację zwrotną prowadzącemu: jeżeli nikt nie pojawia się na jego statusach, albo są one całkowicie zbędne, albo wymagają reorganizacji, by były ważne dla osób, które powinny w nich uczestniczyć.

2. SKRÓCENIE PLANOWANEGO CZASU

Większość ustaleń z powodzeniem można zrobić w 30 lub nawet 15 minut – odmierzanych stoperem, bez żadnych wymówek. Kluczem jest punktualność: nie czekamy na spóźnialskich, nie przedłużamy spotkania ponad to, co zaplanowane. Szanujemy swój czas.

3. OPROGRAMOWANIE WSPIERAJĄCE PRACĘ W ZESPOŁACH

Tzw. „social collaboration software” nie tylko umożliwia bieżącą komunikację, zarówno w rozumieniu grup dyskusyjnych, mikroblogów, jak i korespondencji z wybranymi uczestnikami, lecz także wspiera zarządzanie wiedzą w projekcie, dzięki opcji udostępniania dokumentów i śledzenia zmian wprowadzanych przez inne osoby. Dodatkowo umożliwia delegowanie zadań i weryfikację statusu ich wykonania – spotkania stają się zbędne.

4. SPOTKANIA NA STOJĄCO

Jak donosi Social Psychological and Personality Science, uczestnicy stojących spotkań są bardziej zaangażowani i mniej zachowawczy w porównaniu z osobami, które siedzą. Zebrania na stojąco sprzyjają wymianie informacji i skróceniu czasu ich trwania nawet o 34%. Kolejny etap to spotkania chodzone

5. WSPÓLNE WYJŚCIE ZAMIAST SPOTKANIA

Jeżeli celem zebrania jest integracja zespołu i zapoznanie nowych pracowników, zmuszanie do tego w czasie pracy jest barbarzyństwem. Lepiej skrócić czas spotkań formalnych, a w ramach integracji wyjść całym zespołem na lunch lub spotkać się w barze po pracy – efekt ten sam, a o ile większa suma szczęścia!

Zbiorowa odpowiedzialność

Obowiązkiem prowadzącego spotkanie jest zaplanowanie agendy i kontrolowanie dyskusji, ale wszyscy powinni czuć się odpowiedzialni za trzymanie się pewnych zasad – przez szacunek dla swojego czasu i znaczenia wypracowanych rozwiązań. Dobre spotkania przynoszą dobre rezultaty, a gdy uczestnicy pracują na wspólny cel, są potem bardziej zadowoleni z wyniku.

Zatem do roboty. Dość bezsensownych spotkań!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *