Blog

Elektroniczny obieg dokumentów w trakcie home office

Elektroniczne zarządzanie dokumentami. Nowoczesna komunikacja wewnętrzna w czasach pracy zdalnej

2020 był rokiem przełomowym dla wielu firm. Pojawiły się nieznane dotąd problemy, których rozwiązanie wymagało dynamicznego wdrożenia zgodnego z sytuacją na świecie. Praca zdalna stała się normą w wielu firmach, gdzie dotychczas bywała niejako benefitem. Zrodziło to wiele nowych wyzwań dla działów HR i administracji. Jak zmiany wpłynęły na komunikację wewnętrzną i elektroniczny obieg dokumentów? Czy pozostaną z nami na dłużej?

Komunikacja wewnętrzna a sytuacja pandemiczna

Administracja i HR odpowiedzialne za komunikację wewnętrzną opierały swoje działania na wnioskach papierowych czy wiadomościach e-mailowych. Systemy zarządzania dokumentami przez lata były nieaktualizowane. Przymusowy lockdown i praca zdalna zmusiły nas do odnalezienia się w nowej rzeczywistości.

Komunikacja wewnętrzna nie mogła po prostu przestać funkcjonować. Spotkanie zespołowe nie tak trudno zamienić na wideokonferencje. Co jednak z pozostałymi aspektami? Administracja i zarządzanie zasobami ludzkimi wydają się zadaniami, których przeniesienie do świata wirtualnego wydaje się szczególnie trudne, jednak nie jest niemożliwe. Dobrze zaplanowany elektroniczny obieg dokumentów jest znacznie efektywniejszy od tradycyjnych metod.

Jakie wyzwania stawia praca zdalna?

Excel z urlopami pracowników czy rozliczenia wyjazdów służbowych chowane w segregatorach nie sprawdzają się, gdy pracujemy w trybie zdalnym lub hybrydowym. Maile toną w gąszczu innych, a papierowe wnioski mają tendencje do gubienia się i niszczenia. To trywialne problemy, jednak są one znane każdemu pracownikowi, który miał styczność z offline’owym systemem zarządzania dokumentami.

Warto pochylić się także nad kwestiami bezpieczeństwa. W tym przypadku zarówno osób, jak i samych dokumentów. Dystans społeczny sprawia, że ograniczamy kontakty do minimum. Pomimo to rekrutacje i zbieranie danych wciąż się odbywa. Dokumentacja wynoszona z biura to ryzyko ich utraty czy naruszenia zasad RODO. Czy jest na to sposób? Tak, a rozwiązanie jest proste i dostępne na wyciągnięcie ręki.

Nowoczesna komunikacja wewnętrzna, czyli elektroniczny obieg dokumentów

Digital, który przez wiele organizacji był spychany na boczny tor, teraz wiedzie prym. Jest to jeden z najważniejszych trendów w komunikacji wewnętrznej na rok 2021. Trzeba zaakceptować fakt, że nawet branże dotąd niemające wiele wspólnego z wirtualnym światem, dzisiaj nie mogłyby bez niego funkcjonować. Jak wdrożyć komunikację wewnętrzną „na zewnątrz”, poza mury budynków organizacji?

Obieg dokumentów może odbywać się elektronicznie i to w sposób skuteczny oraz bezpieczny. Postępująca digitalizacja oraz sytuacja pandemiczna skutecznie wypierają dawne systemy. Aby praca stała się łatwiejsza i bardziej efektywna należy odpowiednio dobrać narzędzia. Nie są nimi jednak pliki w chmurze na dysku Google, a zaawansowane programy przystosowane do biznesu. Elektroniczne zarządzanie dokumentami powinno odbywać się w sposób przemyślany przy zachowaniu intuicyjnej i prostej obsługi.

Dedykowane rozwiązanie do potrzeb biznesu

Na rynku dostępne są narzędzia stworzone dla administracji i HR. Posiadają one zoptymalizowane funkcjonalności, które pozwalają na szybkie przesyłanie wniosków czy innych materiałów. Ułatwiają one porozumienie na poziomie administracja-pracownik, a także usprawniają systematyzację, dzięki elektronicznemu zarządzaniu dokumentami.

Przykładem jest emplo – platforma dedykowana firmom, które chcą zautomatyzować przepływ informacji oraz usprawnić komunikację wewnętrzną. Umożliwia swobodne tworzenie, modyfikowanie oraz przesyłanie wniosków w firmie – także tych dotyczących zamówień materiałów, nieobecności czy podróży służbowych.

Platformy takie jak Emplo poprawiają relacje z pracownikami, a przede wszystkim usprawniają i przyśpieszają wszystkie procedury, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania firmy. Zazwyczaj oferują one znacznie więcej rozwiązań, związanych z komunikacją wewnętrzną (np. czaty, profile użytkowników) oraz procesami  – o tym możesz przeczytać pod tym linkiem.

Długofalowe zmiany w sposobach komunikacji wewnętrznej

Zastanawiając się nad usprawnieniami dotyczącymi elektronicznego obiegu dokumentów czy ogólnie pojętej komunikacji, warto mieć na uwadze fakt, że pandemia COVID-19 wprowadzi szereg nieodwracalnych zmian. Hybrydowy tryb oraz całkowita praca zdalna to dla wielu firm oczywista przemiana, która już została przetestowana. Praca w środowisku wirtualnym zagości na dobre, warto więc przystosować się do niego jak najszybciej.

Related Posts