Firma bez biura? Kluczowe aspekty zarządzania rozproszonym zespołem

Firmy, które zdecydowały się wprowadzić większą elastyczność czasu pracy, obserwują realne korzyści:

• wzrost lojalności pracowników (nawet do 76% wg badań Uniwersytetu Stanforda),
• wzrost produktywności (do 13%),
• mniej zwolnień lekarskich i absencji,
  • oszczędności na kosztach wynajmu biura,
  • większe możliwości rekrutacyjne (można zatrudniać najlepsze talenty z – dosłownie – całego świata).

Dla kogo korzyści z uwolnienia czasu pracy?

Oczywiście nie w każdej firmie uelastycznienie czasu pracy jest uzasadnione biznesowo: pracownik fizyczny w fabryce nie ma możliwości pracy z domu. Z drugiej strony nie każdy dobrze sobie radzi z nadmiarem wolności: wiele osób po prostu woli wyjść z domu do pracy, bo pozwala im to na klarowną organizację dnia, a w biurze łatwiej się skupić.

W firmach, w których da się zwiększyć elastyczność czasu pracy, a pracownicy chcą z tej możliwości skorzystać, konieczne jest spełnienie kilku warunków.

Po pierwsze: czytelna misja, wizja i cel

Osoby pracujące zdalnie powinny działać zgodnie z kulturą i wartościami firmy i skutecznie realizować jej strategię. W pracy zdalnej nie będzie przy nich nikogo, kto by nadzorował ich działania, a jedyny punkt odniesienia, jaki mają, to właśnie misja i wizja firmy – wszyscy muszą je doskonale znać i rozumieć.

Po drugie: komunikacja

W biznesie, który toczy się w czasie rzeczywistym, maile nabierają charakteru nieuporządkowanego archiwum, a przestają być narzędziem komunikacji. Napisanie wiadomości trwa zbyt długo, nie ma gwarancji skutecznego dotarcia do odbiorcy, na dodatek informacja może nie trafić do wszystkich zainteresowanych pracowników. Coraz więcej firm docenia poprawę efektywności komunikacji dzięki wdrożeniu wewnętrznych narzędzi społecznościowych. Nie tylko „zwracają” one pracownikom czas, dotąd wykorzystywany na obsługę skrzynki ale też umożliwiają rozmowę (czat) w czasie rzeczywistym i pozwalają na efektywne zarządzanie wiedzą w projekcie.

Po trzecie: monitorowanie

Wolność – wolnością, ale żaden statek nie zawinąłby do portu, gdyby kapitan nie kontrolował kursu. Cotygodniowe spotkania statusowe mogą się odbywać według schematu czterech pytań:

• co zostało zrobione w minionym tygodniu?
• co będzie zrobione w nadchodzącym tygodniu?
• w jakim zakresie potrzebne jest wsparcie innych osób?
• jakie inne tematy wymagają omówienia?

W przypadku pracowników zdalnych spotkania takie można zorganizować jako telekonferencję lub Google Hangout.

Po czwarte: chemia w zespole

Codzienne widywanie się w pracy sprzyja budowaniu więzi między współpracownikami i ułatwia wspólne realizowanie zadań. Praca w rozproszonym zespole nie daje takiej możliwości poznania się, dlatego większego znaczenia nabierają nieformalne spotkania integracyjne. Co ciekawe, osoby pracujące zdalnie często same poszukują możliwości spotkania się z innymi, gdy pojawia się potrzeba wypracowania wspólnego rozwiązania.