Jak powiązać cele biznesowe firmy oraz działania komunikacji wewnętrznej?

Komunikacja wewnętrzna jest najbardziej doceniana, kiedy wspiera działania biznesowe organizacji, dlatego kluczowe jest dopasowanie jej działań do aktualnych wyzwań, przed którymi stoi firma.

Strategia lub plan komunikacji wewnętrznej powinny mieć formę oficjalnego dokumentu, który będzie można przedstawić szefom poszczególnych działów oraz zarządowi firmy. Od sytuacji biznesowej firmy będzie zależało, czy można planować w długiej perspektywie, tworząc plan strategiczny na 1-3 lata, czy wobec dynamicznych zmian lepiej oprzeć się na bardziej taktycznym planie komunikacji, obejmującym np. rok.

Od czego zacząć?

Komunikacja w firmie służy wielu celom. Do zadań strategicznych najczęściej definiowanych w ramach tej funkcji należą:

Żeby właściwie określić cele komunikacji wewnętrznej dla Twojej organizacji, skup się na Twoich kluczowych grupach docelowych i poznaj ich oczekiwania. Porozmawiaj najpierw ze swoim przełożonym/przełożoną, na kolejne spotkania zaproś współpracowników z Twojego działu, a potem porozmawiaj z kierownikami i pracownikami z innych zespołów. Notuj ich wypowiedzi, żeby później móc podsumować wnioski z rozmów w formie pisemnej. Po zgromadzeniu wiedzy i wstępnej analizie należy spotkać się z zarządem firmy, aby zweryfikować trafność obranego wstępnie kierunku.

Propozycja pytań do wywiadów pogłębionych pod kątem definiowania wsparcia komunikacji wewnętrznej dla celów biznesowych:

  • Jak oceniasz dotychczasową komunikację wewnętrzną w firmie?
  • Co działa w niej dobrze, co warto poprawić? Z czego to wynika?
  • Co jest obecnie najważniejszym wyzwaniem firmy z Twojego punktu widzenia?
  • Co jest obecnie najważniejszym wyzwaniem Twojego działu?
  • Jakie obszary w tej chwili podlegają największym zmianom?
  • Gdzie firma ma największe wyzwania biznesowe? Z czego one wynikają?
  • Na jakich głównych założeniach biznesowych wynikających ze strategii firmy powinniśmy się skupić?
  • W jakim horyzoncie czasowym planowane są działania firmy?
  • W jaki sposób według Ciebie komunikacja wewnętrzna może wesprzeć firmę w realizacji celów biznesowych?

Jak dopasować cele biznesowe firmy i zadania komunikacji wewnętrznej?

Na podstawie przeprowadzonych rozmów z pracownikami oraz kierownictwem firmy, a także oficjalnych dokumentów, opisz najważniejsze cele biznesowe firmy, które będą punktem wyjścia do celów komunikacji wewnętrznej. Powinny się one odnosić do zaplanowanych konkretnych działań firmy, nie do jej wizji bądź misji. Następnie dopasuj do nich cele komunikacji wewnętrznej. Na tym etapie będziesz już w stanie określić najważniejsze grupy docelowe i przejść do planowania konkretnych działań. Poniżej podaję przykłady dwóch różnych firm.

Przykład pierwszy: firma z branży IT

Opis: Przedsiębiorstwo z branży IT, które aktywnie działa na rynku polskim oraz europejskim. Wśród swoich celów biznesowych zakłada przede wszystkim dynamiczny rozwój poprzez wzrost organiczny i zwiększenie liczby pracowników. Konsekwencją realizacji tego celu jest intensywniejsza rekrutacja i powiększenie załogi o ok. 20%.

Cel strategiczny komunikacji wewnętrznej: Usprawnienie komunikacji z nowymi pracownikami – dostarczenie nowym pracownikom niezbędnych informacji odciąży ich szefów i usprawni wdrożenie w nowe obowiązki.

Przykład działań komunikacyjnych dopasowanych do celu strategicznego i grup docelowych

Przykład drugi: firma z branży e-commerce 

Opis: Czołowa polska platforma e-handlu. Firma planuje połączenie z inną organizacją, w związku z czym przez najbliższych kilka miesięcy toczyć się będą procesy integracji. Niewykluczone są zmiany struktury oraz zwolnienia części pracowników.

Celu strategiczny komunikacji wewnętrznej: Efektywne komunikowanie zmian, utrzymanie poziomu motywacji pracowników.


Przykład działań komunikacyjnych dopasowanych do celu strategicznego i grup docelowych

tabela5

Dopasowanie działań komunikacyjnych do wybranych strategicznych grup odbiorców pozwoli Ci stworzyć harmonogram komunikacji wewnętrznej – musisz teraz ułożyć zaplanowane działania na osi czasu. Pozwoli Ci to ocenić, czy w niektórych okresach nie jest zaplanowanych zbyt wiele działań, podczas kiedy w innych miesiącach brakuje komunikacji. W takim przypadku musisz zrównoważyć działania zaplanowane na każdy miesiąc i wziąć pod uwagę zasoby, jakimi będziesz dysponować, żeby je zrealizować. Na tym etapie możesz już przejść do kolejnych kroków w przygotowywaniu planu komunikacji – doboru sposobów mierzenia i oceny działań komunikacyjnych.

Ty też chcesz usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie? Zależy Ci na lepszym komunikowaniu celów do pracowników? Wypróbuj emplo!

Magdalena Selwant-Różycka

Internal Communication Manager,
Deloitte

Od ponad 10 lat zawodowo i prywatnie zajmuję się komunikacją, doświadczenie zdobywałam w polskich i międzynarodowych korporacjach, obecnie pracuję w branży usług profesjonalnych. Specjalizuję się w komunikacji korporacyjnej, komunikacji wewnętrznej, komunikowaniu zmian i komunikacji projektowej. Posiadam doświadczenie w projektach związanych ze zmianami organizacyjnymi i transformacją biznesową, procesach M&A, wprowadzaniu nowych produktów i usług oraz budowaniu zaangażowania pracowników. 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *