Blog

do-wszystkich-pracownikow-thegem-blog-default

Jak sprawić, by komunikacja wewnętrzna skutecznie docierała do wszystkich pracowników?

Podstawowym pytaniem każdego, kto zajmuje się komunikacją wewnętrzną jest „jak spowodować, żeby informacja skutecznie docierała do wszystkich osób?”. Niezależnie od wybranej formy – czy to będzie mailing, czy dedykowana strona w sieci firmowej – zawsze znajdzie się ktoś, kto nie zwrócił uwagi, nie zajrzał, nie przeczytał, nie wie.

Można wysyłać więcej, ale czy przez samo zwiększenie masy komunikacji stanie się ona ważniejsza? Można wykorzystywać wyróżnienia, flagi, powiadomienia i przypomnienia, ale i te czytelnik z czasem pomija wzrokiem. Być może kluczem będzie ciekawsza treść – tylko że to, co angażuje stażystę nie musi angażować menedżera… Ideałem byłoby więc, żeby pracownicy postrzegali komunikację wewnętrzną jako nośnik ważnych dla nich osobiście informacji oraz chcieli sami aktywnie ich poszukiwać.

Dwie perspektywy angażującej komunikacji

Pytanie, jak sprawić, by komunikacja wewnętrzna skutecznie docierała do wszystkich, możemy przeformułować na dwa sposoby:

  1. Jak spowodować, żeby była obowiązkowa i niezbędna dla pracownika?
  2. Jak spowodować, żeby pracownicy nie mogli się bez niej obejść?

W pierwszym wypadku rozwiązaniem może być konieczność subskrypcji określonych wątków lub grup tematycznych związanych z wykonywanymi zadaniami. To jednak oznacza tworzenie wielu strumieni informacyjnych dla poszczególnych grup pracowników, powiązanie ich z efektami pracy i – znowu – zachęcanie, żeby tę wiedzę podjęli.

Jeżeli jednak pytamy, jak sprawić, żeby pracownicy dosłownie nie mogli żyć bez jakiegoś narzędzia komunikacji wewnętrznej, znaczenia nabiera jakość przekazywanych informacji: ich ważność z osobistej perspektywy pracownika, wiarygodność, różnorodność, łatwość dostępu. Kluczowa jest obecność i aktywność liderów (mało kto czyta wewnętrzne newslettery, ale każdy przeczyta wiadomość od swojego przełożonego). Jeżeli do tego samo narzędzie jest intuicyjne i zwyczajnie przyjemne w użytkowaniu, ma duże szanse stać się pierwszym miejscem poszukiwania potrzebnej wiedzy.

Oba te podejścia godzą firmowe sieci społecznościowe

Eliminują zespół redakcyjny i formułę odgórnego ogłoszenia z ewentualnym komentarzem od odbiorców, na rzecz współtworzenia treści przez pracowników dla siebie nawzajem, co sprzyja zaangażowaniu i przekłada się na współpracę wewnątrz firmy. Pozwalają na centralizację zasobów wiedzy o firmie, procedurach, szkoleniach i wakatach. Ułatwiają wymianę i aktualizację dokumentów dotyczących realizowanego projektu lub działania. Umożliwiają współdzielenie kalendarzy, kontaktów, a także pozyskiwanie informacji zwrotnej od szerokiego grona odbiorców (szczególnie ważne w firmach o rozproszonej strukturze). A dzięki wewnętrznemu targetowaniu umożliwiają personalizowanie strumienia informacji.

 

Liczne kanały komunikacji w ramach jednej firmy nie zawsze skutecznie wspierają siebie nawzajem – częściej się zagłuszają, a komunikat rozprasza. Dlatego jedno narzędzie „by wszystkimi rządzić”, do którego użytkownicy sami sięgają, bo tego chcą, wydaje się spełnieniem komunikacyjnych marzeń. Jakie jest znaczenie poszczególnych narzędzi komunikacji wewnętrznej w Waszych firmach? Z jakich sposobów korzystacie, by zwiększać jej skuteczność? Zapraszam do dyskusji!