Komunikacja wewnętrzna w firmie produkcyjnej

W Twojej głowie rysuje się wdrożenie nowoczesnego intranetu, ale przypominasz sobie, że 50% pracowników firmy nie ma służbowego maila? Zastanawiasz się, jakimi materiałami dotrzeć do osób pracujących fizycznie i rozsianych po całym kraju? A może przynajmniej raz słyszałeś o „kosmitach z centrali”, którzy zupełnie nie rozumieją, jakiego typu informacji potrzebują pracownicy? Witaj w świecie komunikacji wewnętrznej w firmie produkcyjnej.

Produkcja jest (prawie) wszędzie, chociaż mieszkając i pracując w dużym mieście, można o tym łatwo zapomnieć. Niezależnie od tego, czy mówimy o branży FMCG, budowlanej czy technologicznej, projektując strategię i narzędzia komunikacji wewnętrznej, musimy zobaczyć w naszych „blue collars” jedną z najważniejszych grup docelowych, zamiast – jak to się niestety często dzieje – niewygodną część organizacji, do której „nie da się dotrzeć”.

Czeka nas wyzwanie, ponieważ musimy wziąć pod uwagę dwa ważne aspekty. Z jednej strony duże firmy produkcyjne to często też organizacje zdecentralizowane, posiadające kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt zakładów produkcyjnych w różnych lokalizacjach. Mamy tu do czynienia z typowym problemem budowania zaangażowania i inicjatywy w bardzo rozproszonym zespole. Inny aspekt to różnice w typie wykonywanej pracy, co może wpływać na sposób odbierania komunikacji i jej preferowane formy. Dział komunikacji wewnętrznej, umiejscowiony w większym dziale komunikacji korporacyjnej, dziale HR czy czasem nawet dziale marketingu, zazwyczaj pracuje w centrali firmy w większym mieście. Dla produkcji bywa więc w firmie mało znaną komórką, z którą często mają niewiele wspólnego. A szkoda, bo taki mariaż może przynieść organizacji tylko zysk.


Działaj offline, dostosuj narzędzie i… edukuj

Osoby pracujące produkcyjnie to w dużej liczbie pracownicy na średnich lub niższych szczeblach organizacji. Często równa się to nieposiadaniu służbowego komputera, telefonu i adresu mailowego (lub posiadaniu jednego – zakładowego lub działowego). Nie możemy więc opierać swoich działań jedynie na komunikatach publikowanych w intranecie czy wewnętrznych newsletterach. Chociaż kanały digital na dobre rozgościły się na salonach, to nie da się na nich poprzestać, jeżeli w firmie 70% pracowników pracuje w zakładzie. Co zamiast lub  obok tego?

  • Czasopismo firmowe, ulotka czy plakat to wciąż wykorzystywane narzędzia docierające do naszej grupy docelowej. Oczywiście do dyskusji pozostaje kwestia ochrony środowiska, szczególnie w przypadku firm, które deklarują to w swoich planach CSR (a firmy produkcyjne robią to szczególnie chętnie). Warto więc rozsądnie podejść do ilości druków, monitorować ją i wykorzystywać rzeczywiście niezbędne ilości papieru. Można też edukować pracowników i namawiać, żeby magazyny przeglądali w przestrzeni wspólnej, zamiast zabierać je do domu, a stare i nieaktualne druki mogą zmotywować firmę do wzięcia udziału w zbiórce makulatury, która będzie dobrą alternatywą dla wysypujących się z kontenera starych gazet.

  • Wiele zakładów produkcyjnych ma pomieszczenie biurowe czy recepcję, w której znajduje się telewizor. Może to oczywiste, ale warto rozważyć wykorzystanie ekranu do przekazywania najważniejszych informacji z życia firmy, chociażby w formie krótkiego, nagranego telefonem filmu lub pokazu slajdów. Warunek? Pomocnik, który znajdzie czas na podmianę materiałów.

  • Tablice informacyjne. Warto, żeby chociaż jedna wisiała w bezpiecznym miejscu na terenie zakładu. Można na nich wieszać zarówno profesjonalnie przygotowane plakaty, jak i wydrukowane newsy złożone w Canvie lub innym prostym programie graficznym. Na tablicy mogą znaleźć się wewnętrzne ogłoszenia o pracę, ważne daty czy porady sezonowe – np. dotyczące bezpieczeństwa.

  • Dobrą praktyką są regularne spotkania w zakładach produkcyjnych (nie chodzi o spotkania działowe, ale takie z wyższym kierownictwem firmy, np. członkami zarządu), w których trakcie pracownicy mogą dowiedzieć się, co dzieje się w poszczególnych obszarach organizacji, jak prezentują się wyniki i plany na kolejne miesiące. Spotkania mogą być organizowane półrocznie, kwartalnie, a nawet miesięcznie, jeśli są na to zasoby. Jeżeli firma posiada kilka większych lokalizacji i kilku lub kilkunastu członków zarządu, powinni oni znaleźć czas, żeby poprowadzić takie spotkania w zakładach i spójnie przekazać informacje na temat firmy. Można posłużyć się wspólną prezentacją wzbogaconą o zindywidualizowane informacje na temat każdego zakładu (np. w modelu dziesięciu takich samych slajdów ogólnofirmowych i dziesięciu slajdów dotyczących konkretnego zakładu produkcyjnego pokazywanych w lokalizacji, w której się znajduje). Takie spotkania to też rewelacyjny czas, żeby publicznie docenić zaangażowanych pracowników zakładów, np. inicjujących wolontariat czy wyjątkowo dbających o bezpieczeństwo.

  • Czy całkowicie rezygnować z digitalu? Tworząc listę mailingową organizacji, warto podjąć dodatkowy wysiłek i zapytać osoby nieposiadające służbowego adresu mailowego (np. przez przełożonych) o to, czy chcą podać działowi komunikacji swój prywatny mail (takich osób jest naprawdę sporo). Pamiętajmy jednak, że nie może to być obowiązek narzucony przez pracodawcę, a wszystko musi zostać przeprowadzone z uwzględnieniem zgody na przetwarzanie danych osobowych i kontakt.

Firmy posiadające większy budżet na działania digitalowe coraz częściej inwestują też w wewnętrzne portale na kształt intranetu przeznaczone dla pracowników terenowych i produkcyjnych. Żeby z nich korzystać, nie jest potrzebny służbowy adres email, ponieważ wszystko odbywa się zgodnie ze standardową procedurą zakładania konta i późniejszego logowania. Oczywiście nie możemy zmusić osoby, do korzystania z prywatnego sprzętu na potrzeby służbowe, dlatego trzeba pilnować, żeby nie traktować firmowej platformy jako kanału do przekazywania informacji obligatoryjnych (np. nowych procedur w zakresie bezpieczeństwa).

Dobrym kanałem komunikacji rzeczy miękkich jest też wewnętrzna grupa pracowników na wybranym portalu społecznościowym. Zastanów się, czy komunikacja nie może zorganizować szkolenia z mediów społecznościowych i narzędzi online dla pracowników produkcji – może po poznaniu możliwości sami zaproponują najwygodniejszy dla siebie kanał?

Nie lekceważ też jeszcze jednej, bardzo ważnej rzeczy. Jeżeli organizacja ma w zwyczaju pytać pracowników o zdanie w ankietach, np. prowadząc badanie zaangażowania i satysfakcji, ewaluację projektu czy nawet konkurs na współpracownika roku, zawsze staraj się zrobić wszystko, aby mogły wypełniać je też osoby pracujące na produkcji. Wykorzystaj wersje papierowe lub linki czy QR kody, z których mogą skorzystać na prywatnym sprzęcie. Proces często wymaga większych nakładów pracy, ale warto to zrobić. Dzięki temu firma będzie fair w stosunku do wszystkich swoich pracowników, a Działy Komunikacji czy HR uzupełnią zebrane wyniki o odpowiedzi bardzo ważnej grupy pracowników.


Nie bądź ignorantem…

… i dostosuj materiały do charakteru pracy. Wiedz, czym zajmują się pracownicy produkcyjni, zbadaj, jaka jest specyfika ich zadań i które informacje są dla nich najważniejsze. Mając taką wiedzę, możesz łatwiej stworzyć hierarchię komunikatów i dopasować narzędzie. Być może okaże się, że trzeci w tym roku konkurs czy film pokazujący ścieżki kariery managerów nie są aż tak ważne, jak działająca baza kontaktów, zebrane w jednym miejscu procedury czy przejrzyste informacje o zakresach obowiązków. Nie spamuj!

Warto tutaj dodać, że w firmach produkcyjnych, z dość oczywistych względów, komunikacja wewnętrzna często zajmuje się informacjami na temat promowania bezpieczeństwa. To naprawdę świetny grunt do nawiązania współpracy z pracownikami najniższego szczebla. Ich codzienne doświadczenie jest nieocenione w przygotowywaniu dobrych praktyk dla firmy, studiów przypadku czy konkursów dla najaktywniejszych inicjatorów właściwych zachowań.

Działania komunikacji powinny ułatwiać pracę, a nie jej dodawać. Pamiętaj o tym przy tworzeniu materiałów. Staraj się, żeby były czytelne, łatwo dostępne i zrozumiałe. Instrukcja powinna odpowiadać na wszystkie pytania, a nie wymusić dodatkowy telefon do właściciela procesu.

Jeśli wysyłasz materiały do części pracowników produkcyjnych, którzy posiadają adres email, uwzględnij ich godziny pracy. Często pracują oni zmianowo, co oznacza, że zaczynają i kończą dzień wcześniej niż pracownik biurowy. Uwzględnij to szczególnie wtedy, kiedy potrzebujesz np. wykorzystać wypowiedź takiej osoby i umawiasz się z nią na telefon w tej sprawie. Dostosuj  swój kalendarz, zapytaj o preferowane godziny i bądź gotowy na zmiany – praca na produkcji to ciągłe trzymanie ręki na pulsie, więc sytuacja po drugiej stronie może być bardzo dynamiczna.


Uwzględniaj produkcję w materiałach komunikacyjnych

Nie zachowuj się tak, jakby pracownicy produkcji nie istnieli. Jeśli regularnie publikujesz informacje z życia firmy, sukcesy lub akcje wewnętrzne, nie skupiaj się tylko na pracownikach biurowych (szczególnie jeśli stanowią oni mniejszość w Twojej organizacji). Trzymaj rękę na pulsie, jeśli chodzi o aktywności, w których biorą udział pracownicy produkcji – lokalne eventy, wolontariaty, nagrody. Poszukaj koordynatorów zakładowych, którzy mogą regularnie dostarczać takich informacji, bądź z nimi w kontakcie i doceniaj zaangażowanych.

Pamiętaj, że spoiwem pomiędzy zespołem produkcyjnym a informacjami firmowymi są szefowie zespołów i kierownicy. Komunikacja wewnętrzna musi często traktować ich jako jeden z kanałów komunikacji i angażować w swoje działania. Znając harmonogram spotkań zespołowych, można podesłać szefowi zespołu krótką prezentację z najważniejszymi przekazami. Można również umówić się na organizowanie regularnych statusów w trakcie spotkań działowych, gdzie dział komunikacji w trakcie przeznaczonego kwadransa przekaże informacje i poprosi o skaskadowanie ich do zespołów.

Komunikacja wewnętrzna odgrywa kluczową rolę w angażowaniu pracowników produkcyjnych wokół misji, wizji, strategii i wartości organizacji.  Odpowiednio dobrane kanały i forma przekazu mogą zdziałać cuda w obszarze zaangażowania „blue collars”, których – przypominamy – często jest znacznie więcej niż osób siedzących za biurkiem i managerów. A stąd już prosta droga do biznesu w czystej postaci – pracownicy zaangażowani są bardziej efektywni, a co za tym idzie, silnie działają na rzecz wyniku firmy. Brak dobrej komunikacji firmie się po prostu nie opłaca 🙂

Wersja tl;dr, czyli kilka całkiem dobrych rad

  • Szanuj swojego odbiorcę – nigdy nie zakładaj, że jest od Ciebie głupszy i nie zrozumie komunikatu, tylko dlatego, że pracuje fizycznie.
  • Równocześnie przy wyborze przekazu bierz pod uwagę specyfikę wykonywanej pracy, uwzględniając godziny, miejsce i dynamikę obowiązków.
  • Projektuj komunikację tak, żeby pomagała w pracy, a nie ją utrudniała – uważnie wybieraj treść i pracuj nad formą.
  • Angażuj pracowników w działania – komunikuj ich sukcesy, doceniaj inicjatywy.
  • Uwzględniaj ich w ważnych ewaluacjach, nawet jeżeli oznacza to przeprowadzenie ankiety w formie drukowanej.
  • Miej kontakt z kierownikami produkcji, którzy pomogą w dotarciu do pracowników niższego szczebla.
  • Nieustannie zdobywaj wiedzę na temat charakteru ich pracy, w firmowych mediach poruszaj ważne dla nich tematy.
  • Tam, gdzie to możliwe, wykorzystaj digital, ale podejdź odpowiedzialnie do tematu ochrony danych osobowych.
  • Działaj tak, żeby zatrzeć granice między zakładem a centralą, a nie je pogłębiać.
  • Wykorzystaj komunikację wewnętrzną do edukowania na temat bezpieczeństwa w zakładach produkcyjnych.

Nie spamuj.

Katarzyna Cicha

Specjalista ds. Komunikacji Korporacyjnej, Lafarge w Polsce

Absolwentka psychologii i filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim. Zawodowo od czterech lat związana z komunikacją, social mediami, copywritingiem i content marketingiem, z doświadczeniem zarówno po stronie agencji, jak i klienta. W pracy zajmuje się całością komunikacji wewnętrznej i działań w kanałach social media w organizacji. Po godzinach redaktor naczelna portalu Neuropsychlogia.org, gdzie odpowiada za kontakt z autorami oraz treści na portalu i w mediach społecznościowych. Zainteresowana UX i projektowaniem zorientowanym na użytkownika.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *