Oceny kompetencji – tak robi to TRYUMF
Ocena kompetencji w Twojej firmie to żmudny i skomplikowany proces? Sprawdź, jak usprawnił go nasz klient.
Potrzeby naszego Klienta
TRYUMF zajmuje się produkcją i dystrybucją nagród sportowych, biznesowych i okolicznościowych. W firmie pracuje ok. 200 pracowników na 70 stanowiskach, znaczną część stanowią działy sprzedaży i logistyki.
Od kilku lat Tryumf przeprowadzał wśród swoich pracowników cykliczną ocenę kompetencji 180o. Wraz z rozwojem organizacji postanowił wdrożyć narzędzie, które pomoże usprawnić i uporządkować dotychczasowy proces.
Jeśli firma chce się rozwijać, musi znać kierunek rozwoju. Musi wiedzieć, jakie są mocne i słabe strony zespołu i na bieżąco likwidować luki kompetencyjne. Dobrze przeprowadzona ocena kompetencji świetnie w tym pomaga – mówi Dorota Herdzik, pełnomocnik zarządu ds. HR.
Ocena kompetencji przed wdrożeniem emplo
Dotychczasowa ocena kompetencji prowadzona była z wykorzystaniem rozbudowanych arkuszy Excel, przygotowanych przez zewnętrzną firmę. Plik z kwestionariuszem oceny przesyłany był drogą mailową do pracowników i kierowników. Następnie wypełnione arkusze przekazywane były do działu HR, który kopiował dane z każdego pliku, aby stworzyć zbiorczy raport do analizy.
Stale rosnąca liczba pracowników w firmie spowodowała, że proces oceny w tej formie stawał się coraz bardziej złożony i czasochłonny. Dodatkowo mało precyzyjne definicje kompetencji i opisy sytuacji w kwestionariuszu wpłynęły na pojawienie się rozbieżności w ich interpretacji przez osoby oceniane i przełożonych. W rezultacie trudno było ustalić luki kompetencyjne.
Dotychczasowa forma oceny zniechęcała zarówno kierowników, jak i pracowników, w związku z tym zwlekali oni z wypełnieniem formularzy, a cały proces wydłużał się do ponad miesiąca.
Ostatecznie firma zawiesiła proces ocen kompetencji do czasu wdrożenia emplo.
Ocena kompetencji z emplo
Nowym narzędziem, które TRYUMF wykorzystuje do przeprowadzania ocen kompetencji, jest emplo. Pierwsza ocena została przeprowadzona wśród pracowników działu sprzedaży. Jak wyglądał ten proces?
- Przed uruchomieniem oceny kompetencji konsultant emplo przeprowadził szkolenie dla administratorów po stronie klienta, podczas którego omówił techniczne aspekty przygotowania oceny.
- Menedżer HR w Tryumf wspólnie z kadrą zarządzającą z dostępnej w emplo bazy wybrali kluczowe kompetencje, które chcieli ocenić u swoich pracowników. Następnie wybrali skalę oceny, dostosowując proces do potrzeb swojej firmy.
- Po ułożeniu schematu oceny przedstawiciele HR oraz menedżerowie działu sprzedaży zakomunikowali pracownikom na wspólnym spotkaniu, cel i przebieg procesu. Dodatkowo w grupie dyskusyjnej w emplo dla menedżerów zamieszczono szczegółowe informacje na temat poszczególnych etapów oceny.
- Pracownicy działu sprzedaży i ich przełożeni otrzymali w emplo automatyczne zaproszenia do udziału w ocenie. Już w ciągu 7 dni udało się uzyskać pełną zwrotność formularza.
- Po zakończeniu oceny wygenerowano raport, na podstawie którego Menedżerowi HR udało się szybko ustalić główne luki kompetencyjne oraz zaplanować dalsze działania rozwojowe.
- Menedżerowie działu sprzedaży odbyli indywidualne spotkania z pracownikami, podczas których podsumowali wyniki oceny. Następnie przeprowadzono szkolenie, które skupiało się na wyeliminowaniu luk kompetencyjnych.
- Przed uruchomieniem oceny kompetencji konsultant emplo przeprowadził szkolenie dla administratorów po stronie klienta, podczas którego omówił techniczne aspekty przygotowania oceny.
Największa wartość
Elastyczny kreator oceny kompetencji dostępny w emplo pozwolił działowi HR skrócić czas potrzebny na przygotowanie procesu oceny. Z łatwością udało się je dostosować do potrzeb firmy i wyeliminować rozbieżności w interpretacji oceny przez pracowników i menedżerów. emplo dało także działowi HR pełną kontrolę nad przebiegiem procesu na wszystkich jego etapach.
Korzyścią dla Kadry Zarządzającej okazała się możliwość precyzyjnego zbadania potencjału pracowników i wskazania obszarów wymagających rozwoju. emplo pozwoliło także uniknąć kosztów związanych z ułożeniem procesu przez zewnętrzna firmę.
Pracownicy docenili skrócenie czasu potrzebnego na wypełnienie formularzy. Dzięki raportom z oceny pracownicy mogli się wcześniej przygotować do rozmowy podsumowującej ze swoim przełożonym.
Zobacz, jakie funkcjonalności emplo pomagają usprawnić proces oceny kompetencji:
- biblioteka 70 kompetencji,
- opisy kompetencji wraz ze wskaźnikami,
- skale kompetencji,
- prosty i intuicyjny kreator oceny kompetencji,
- automatyzacja procesu zaproszeń i doboru osób oceniających,
- gotowe szablony komunikatów skierowanych do uczestników,
- automatyzacja generowania raportów,
- możliwość analizowania historii ocen pracowników i definiowania potrzeb rozwojowych.
Ty też chcesz usprawnić przeprowadzanie ocen kompetencji w Twojej firmie? Przygotuj, przeprowadź i podsumuj cały proces w wersji online – skorzystaj z intuicyjnej platformy emplo.

Dominika Bareja-Muzyczuk
Specjalista ds. content marketingu