Oceny kompetencji – tak robi to TRYUMF

Potrzeby naszego Klienta

TRYUMF zajmuje się produkcją i dystrybucją nagród sportowych, biznesowych i okolicznościowych. W firmie pracuje ok. 200 pracowników na 70 stanowiskach, znaczną część stanowią działy sprzedaży i logistyki.

Od kilku lat Tryumf przeprowadzał wśród swoich pracowników cykliczną ocenę kompetencji 180^o. Wraz z rozwojem organizacji postanowił wdrożyć narzędzie, które pomoże usprawnić i uporządkować dotychczasowy proces.  

Jeśli firma chce się rozwijać, musi znać kierunek rozwoju. Musi wiedzieć, jakie są mocne i słabe strony zespołu i na bieżąco likwidować luki kompetencyjne. Dobrze przeprowadzona ocena kompetencji świetnie w tym pomaga – mówi Dorota Herdzik, pełnomocnik zarządu ds. HR.

Ocena kompetencji przed wdrożeniem emplo

Dotychczasowa ocena kompetencji prowadzona była z wykorzystaniem rozbudowanych arkuszy Excel, przygotowanych przez zewnętrzną firmę. Plik z kwestionariuszem oceny przesyłany był drogą mailową do pracowników i kierowników. Następnie wypełnione arkusze przekazywane były do działu HR, który kopiował dane z każdego pliku, aby stworzyć zbiorczy raport do analizy.

Stale rosnąca liczba pracowników w firmie spowodowała, że proces oceny w tej formie stawał się coraz bardziej złożony i czasochłonny. Dodatkowo mało precyzyjne definicje kompetencji i opisy sytuacji w kwestionariuszu wpłynęły na pojawienie się rozbieżności w ich interpretacji przez osoby oceniane i przełożonych. W rezultacie trudno było ustalić luki kompetencyjne.

Dotychczasowa forma oceny zniechęcała zarówno kierowników, jak i pracowników, w związku z tym zwlekali oni z wypełnieniem formularzy, a cały proces wydłużał się do ponad miesiąca.

Ostatecznie firma zawiesiła proces ocen kompetencji do czasu wdrożenia emplo.

Ocena kompetencji z emplo

Nowym narzędziem, które TRYUMF wykorzystuje do przeprowadzania ocen kompetencji, jest emplo. Pierwsza ocena została przeprowadzona wśród pracowników działu sprzedaży. Jak wyglądał ten proces?

1. 1. Przed uruchomieniem oceny kompetencji konsultant emplo przeprowadził szkolenie dla administratorów po stronie klienta, podczas którego omówił techniczne aspekty przygotowania oceny.
      
      
   2. Menedżer HR w Tryumf wspólnie z kadrą zarządzającą z dostępnej w emplo bazy wybrali kluczowe kompetencje, które chcieli ocenić u swoich pracowników. Następnie wybrali skalę oceny, dostosowując proces do potrzeb swojej firmy.
      
      
   3. Po ułożeniu schematu oceny przedstawiciele HR oraz menedżerowie działu sprzedaży zakomunikowali pracownikom na wspólnym spotkaniu, cel i przebieg procesu. Dodatkowo w grupie dyskusyjnej w emplo dla menedżerów zamieszczono szczegółowe informacje na temat poszczególnych etapów oceny.
      
      
   4. Pracownicy działu sprzedaży i ich przełożeni otrzymali w emplo automatyczne zaproszenia do udziału w ocenie. Już w ciągu 7 dni udało się uzyskać pełną zwrotność formularza.
      
      
   5. Po zakończeniu oceny wygenerowano raport, na podstawie którego Menedżerowi HR udało się szybko ustalić główne luki kompetencyjne oraz zaplanować dalsze działania rozwojowe.
      
      
   6. Menedżerowie działu sprzedaży odbyli indywidualne spotkania z pracownikami, podczas których podsumowali wyniki oceny. Następnie przeprowadzono szkolenie, które skupiało się na wyeliminowaniu luk kompetencyjnych.

Największa wartość

Elastyczny kreator oceny kompetencji dostępny w emplo pozwolił działowi HR skrócić czas potrzebny na przygotowanie procesu oceny. Z łatwością udało się je dostosować do potrzeb firmy i wyeliminować rozbieżności w interpretacji oceny przez pracowników i menedżerów. emplo dało także działowi HR pełną kontrolę nad przebiegiem procesu na wszystkich jego etapach.

Korzyścią dla Kadry Zarządzającej okazała się możliwość precyzyjnego zbadania potencjału pracowników i wskazania obszarów wymagających rozwoju. emplo pozwoliło także uniknąć kosztów związanych z ułożeniem procesu przez zewnętrzna firmę.

Pracownicy docenili skrócenie czasu potrzebnego na wypełnienie formularzy. Dzięki raportom z oceny pracownicy mogli się wcześniej przygotować do rozmowy podsumowującej ze swoim przełożonym.

Zobacz, jakie funkcjonalności emplo pomagają usprawnić proces oceny kompetencji:

• biblioteka 70 kompetencji,
• opisy kompetencji wraz ze wskaźnikami,
• skale kompetencji,
• prosty i intuicyjny kreator oceny kompetencji,
• automatyzacja procesu zaproszeń i doboru osób oceniających,
• gotowe szablony komunikatów skierowanych do uczestników,
• automatyzacja generowania raportów,
• możliwość analizowania historii ocen pracowników i definiowania potrzeb rozwojowych.