Precz z mailami!

Powrót do pracy po kilku dniach urlopu lub wyjeździe służbowym z całą pewnością oznacza jedno: skrzynka pełna maili! Uporządkowanie ich jest zajęciem na tyle niewdzięcznym, że już po chwili (niby niechcący) człowiek wymyka się na Facebooka. A tam? Parę powiadomień, kilka prywatnych wiadomości, jakieś posty od subskrybowanych stron – wystarczy 10-15 minut, żeby dokładnie wiedzieć, co się działo przez cały czas nieobecności. Różnica jest kolosalna!

Czy komunikacja w pracy nie może być tak samo łatwa?

Otóż może: zgodnie z raportem McKinsey coraz więcej firm stosuje właśnie narzędzia społecznościowe w komunikacji i korespondencji wewnętrznej. Korzyści trudno przecenić: szybszy dostęp do wiedzy (deklaruje tak 74 proc. badanych) i do wewnętrznych ekspertów (51 proc.), obniżenie kosztów związanych z komunikacją i kosztów operacyjnych (58 proc.), wzrost wydajności pracy, a w efekcie wzrost satysfakcji pracowników (40 proc.). I bodaj najpotężniejszym źródłem wartości w tych przedsiębiorstwach było wyeliminowanie konwencjonalnych e-maili.

IBM: im więcej komunikacji w kanałach otwartych, tym jest ona szybsza

Na przykład Luis Suarez, słynny „e-mail-less man” z IBM, twierdzi, że dzięki wykorzystaniu narzędzi społecznościowych zmniejszył ruch w swojej skrzynce o 98%, jednocześnie wzmacniając interakcje między współpracownikami i transfer wiedzy w firmie. Zaczął od tego, że postanowił na każdy otrzymany e-mail odpowiadać wyłącznie poprzez  wewnętrzną platformę społecznościową. Jego założenie, że im więcej komunikacji będzie toczyć się w otwartych kanałach, tym mniej czasu sam spędzi na komunikowaniu okazało się bardziej niż słuszne: odpowiedzi na pytania skierowane do Suareza często udzielały inne osoby, i to zanim on sam zdążyłby je przeczytać. Z czasem więc coraz więcej pracowników IBM przenosiło swoją komunikację do firmowego Intranetu 2.0.

Atos: ban na maile!

Inną firmą, która świadomie dąży do wyeliminowania poczty elektronicznej, jest Atos działający w branży usług informatycznych. W 2011 r. pracownicy otrzymywali dziennie średnio 100 wiadomości e-mail, z czego jedynie 15 proc. uznawali za użyteczne. Dodatkowo mniej więcej ¼  swojego czasu poświęcali na wyszukiwanie informacji. Przeniesienie komunikacji na platformę społecznościową miało więc przyspieszyć wymianę informacji i poprawić czytelność wątków, ułatwiając wyszukiwanie poprzez słowa kluczowe. A już w pierwszym tygodniu po ogłoszeniu tej decyzji liczba maili wewnętrznych spadła o 20 proc.

Wespół w zespół w społecznościach

Media społecznościowe w naszym prywatnym życiu stały się naturalnym elementem codzienności, przyspieszając przepływ informacji i zwiększając wzajemne zaangażowanie, praktycznie eliminując komunikację mailową. Podobne korzyści mogą odczuć firmy, ale jest to możliwe tylko w środowisku, które naturalnie promuje współpracę i dzielenie się wiedzą. Na szczęście coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega związek między budowaniem kultury organizacyjnej opartej na społeczności pracowników, a ich zaangażowaniem.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *