Blog

intranet

Schyłek ery intranetów

Tradycyjne intranety – ze statyczną bazą wiedzy i repozytorium dokumentów jako kluczowymi funkcjami – odchodzą do lamusa. Czas na narzędzia komunikacji wewnętrznej oparte na mechanizmach społecznościowych, w których to głos pracowników, a nie firmy, jest kluczowy.

Większość „starych” intranetów traktuje pracowników jak grupę osób powiązanych ze sobą tylko w jeden sposób – hierarchią organizacji. Różni pracownicy – zależnie od ich roli i pozycji w strukturze firmy – mają dostęp do różnych treści. Tylko nieliczni mogą realnie zabrać głos wewnątrz organizacji – a i tak rzadko który intranet taką możliwość zapewnia. Częściej opiera się na komunikacji jednokierunkowej, w której głos mają zarząd, dział HR i dział PR, publikujące firmowe treści. To najczęściej pojawiającej się błędy w „starej szkole” komunikacji wewnętrznej.

Komunikacja w starym stylu

W tej jednokierunkowej komunikacji przekazywany jest tylko jeden rodzaj oficjalnej treści, a pracownicy są biernymi odbiorcami, którzy co najwyżej mogą zapoznać się z publikowanymi materiałami. W takim modelu komunikacja wewnętrzna jest postrzegana jako „tuba zarządu”, co zniechęca pracowników do jakiejkolwiek interakcji i tym samym nie buduje zaangażowania.

Ta archaiczna struktura intranetów nijak się ma do rzeczywistości. W realnym świecie pracownicy łączą się w różnorodne grupy, a formalna hierarchia tylko niekiedy oddaje nieformalną rolę pracownika w organizacji. Pracowników firmy łączą zainteresowania (także te pozazawodowe), wspólne projekty i zadania lub oddolne inicjatywy. Co więcej, każdy z nich zabiera głos w ważnych dla siebie sprawach – i jeśli firma nie chce go usłyszeć, to dyskusje toczą się w „kuluarach” (na kawie i przy papierosie). W rzeczywistym świecie każdy ma coś do powiedzenia i każdy jest nadawcą treści, a podstawą relacji – także zawodowych – jest wielokierunkowa interakcja z wieloma osobami.

Pracodawca na rozdrożu

Każdy pracodawca może wybrać jedną z dwóch dróg. Pierwsza to utrzymanie dotychczasowego status quo i konsekwentne trzymanie się starych, jednokierunkowych narzędzi komunikacji wewnętrznej, które odbierają pracownikom prawo zabrania głosu. Taka postawa zmniejsza co prawda poziom zaangażowania pracowników, ale z drugiej strony zmniejsza ryzyko dla pracodawcy. Przecież przyznanie pracownikom prawa głosu w każdej firmowej sprawie jest równoznaczne z otwarciem na krytykę, bunt i oddolne pomysły…

Drugi możliwy kierunek to zmiana podejścia i otwarcie się na narzędzia, które odzwierciedlają wszechobecną wielokierunkową komunikację, do której dodatkowo przyzwyczajają nas serwisy społecznościowe. W tym podejściu oddolny głos pracowników stanowi potencjał (także biznesowy) dla organizacji – w interesie firmy jest więc pobudzanie tego głosu, a nie uciszanie go. I to nie tylko w odniesieniu do wewnętrznych liderów opinii, ale wszystkich pracowników.

Przyszłość: firmowe sieci społecznościowe

To otwarte podejście organizacji odzwierciedlają nowoczesne narzędzia komunikacji wewnętrznej – nienazywane już intranetami, a firmowymi sieciami społecznościowymi (ESN – Enterprise Social Network). Umożliwiają one nie tylko wielokierunkową komunikację, ale także personalizację i tworzenie własnych treści, łączenie się w grupy zainteresowań czy pracę grupową. Część z nich rozszerza dodatkowo aspekty związane z komunikacją wewnętrzną o moduły związane z procesami HR-owymi. Taka integracja ma miejsce w emplo, które możesz obejrzeć na żywo i przetestować wspólnie z naszym konsultantem.

Jakie benefity daje organizacji wdrożenie narzędzia typu Enterprise Social Network?

Poniżej zestawienie kilku najbardziej kluczowych:

  • zwiększenie produktywności i efektywności pracy zespołowej poprzez zapewnienie łatwiejszego i szybszego dostępu do ludzi oraz informacji, niezależnie od funkcji czy lokalizacji członków zespołu (na tę kluczową korzyść wskazuje Microsoft);
  • wyłonienie nieformalnych liderów opinii i zbudowanie zasięgu dla ich wiedzy oraz doświadczenia wśród pracowników organizacji (SAS);
  • zwiększenie innowacyjności zespołów pracujących nad rozwojem produktu, dzięki umożliwieniu im współpracy międzynarodowej w intuicyjnym, wspierającym wymianę wiedzy narzędziu (3M);
  • ułatwienie dostępu do informacji i gromadzenie wiedzy wewnątrz organizacji (McKinsey&Company);
  • zwiększenie o ponad 80% efektywności działań marketingowych i sprzedażowych jako dwóch obszarów, na które mechanizmy ESN mają największe przełożenie (Pulse Point);
  • przyciągnięcie wartościowych kandydatów do pracy z pokolenia Y, dla których zrozumienie mechanizmów społecznościowych przez firmę jest jednym z istotnych aspektów wyboru pracodawcy (Mark Fidelman, Evolve).

Mechanizmy komunikacji, na których oparte są nowoczesne firmowe sieci społecznościowe, bazują na tych znanych choćby z Facebooka czy Twittera. Boom na serwisy społecznościowe, mający miejsce w ostatnich latach, przyzwyczaił nas wszystkich do szybkiej, wielokierunkowej komunikacji ze znajomymi, markami i firmami. Naszych pracowników także. Warto więc – mając świadomość tych zmian – wdrożyć wewnątrz firmy narzędzia społecznościowe – i to zanim zaczną wymagać tego od nas sami pracownicy.

 

Chcesz prowadzić nowoczesną, wielokierunkową komunikację w swojej firmie? Szukasz alternatywy dla statycznego intranetu? Mamy dla Ciebie idealne rozwiązanie - platformę internetową emplo!

Umów demo