Blog

Usprawnij firmowe podróże z emplo

Twoi pracownicy spędzają dużo czasu poza biurem? Podróżują po kraju i za granicą? Chcesz mieć większą kontrolę nad ich nieobecnościami i kosztami delegacji? Zobacz, jak dzięki emplo nasz klient usprawnił firmowe podróże.

 

Potrzeby naszego Klienta

Jedna z firm, która korzysta z emplo, zatrudnia blisko 90 pracowników – prawie 60% z nich odbywa regularne podróże służbowe. Przy tak dużej skali wyjazdów firma zdecydowała się na poszukiwanie systemu, który:

• ułatwi proces planowania delegacji i zmniejszy liczbę błędów związanych m.in. z rezerwacją biletów i noclegów,
• pozwoli przełożonym na bieżąco kontrolować koszty podróży pracowników,
• pomoże w łatwy sposób sprawdzać statystyki wszystkich nieobecności,
• umożliwi weryfikację, czy czas spędzony przez pracownika poza biurem przekłada się na realizację celów biznesowych.

Szybko okazało się, że właściwym rozwiązaniem jest emplo.

 

Firmowe podróże przed wdrożeniem emplo

Dużo maili, dużo telefonów, sporo błędów i niedomówień – tak można podsumować cały proces.

1. Chaos w recepcji

Przed wyjazdem pracownicy wybierali dogodny dla siebie środek transportu i hotel. Następnie mailowo lub telefonicznie przekazywali prośbę o rezerwację do recepcji. Pracownicy recepcji musieli często dopytywać o szczegóły wyjazdu:

• Z jakim bagażem będziesz podróżować?
• O której godzinie chcesz wystartować?
• Czy zarezerwować nocleg ze śniadaniem?

Organizowanie kilkudziesięciu wyjazdów służbowych w miesiącu nie było łatwym zadaniem – zebranie wszystkich informacji potrzebnych do dokonania rezerwacji zajmowało recepcjonistkom dużo czasu.

Ostatecznie zdarzało się, że pracownik nie był do końca zadowolony z dokonanej rezerwacji i twierdził, że ustalenia przed wyjazdem były inne. Bardzo trudno było sprawdzić, co finalnie obie strony uzgodniły przed zarezerwowaniem hotelu i transportu (decyzje często zapadały podczas rozmów telefonicznych i mailowo, niełatwo było odnaleźć wszystkie wiadomości, w których przy okazji rezerwacji omawiano zupełnie inne tematy).

 

2. Menedżer bez informacji

Proces nie wyglądał też dobrze z perspektywy przełożonych. Pracownicy informowali ich o delegacji mailowo. Czasami menedżer odczytywał powiadomienie o nieobecności pracownika, gdy ten był już w drodze do innego miasta lub kraju.

Ponieważ przełożeni nie byli włączeni w proces akceptacji i rezerwacji wyjazdów, nie kontrolowali na bieżąco związanych z nimi kosztów. Zdarzało się, że po weryfikacji wydatków menedżerowie zgłaszali uwagi do pracowników recepcji dotyczące m.in. zbyt wysokich cen rezerwowanych biletów. Recepcjonistki chciały z kolei sprostać wszystkim wymaganiom pracowników.

Ten proces zdecydowanie wymagał usprawnienia!

 

Delegacje z emplo

Firma uporządkowała zarządzanie służbowymi podróżami, korzystając z dwóch funkcjonalności emplo – wnioski i nieobecności.

1. Prośba o akceptację

Obecnie każdy pracownik, który planuje delegację, musi wypełnić w emplo odpowiedni elektroniczny wniosek – np. o zakup biletu PKP, biletu lotniczego czy rezerwację noclegu. We wniosku zaznacza obligatoryjne dane, dotyczące np. rodzaju bagażu, z którym będzie podróżował, i wpisuje dodatkowe informacje, m.in. numer wybranego lotu i cenę biletów (emplo pozwala zbudować nieograniczoną liczbę wniosków z dowolną zawartością – w zależności od potrzeb firmy).

Następnie wniosek trafia do przełożonego, który może go zaakceptować lub odrzucić, co znacznie zwiększyło kontrolę nad koszami podróży.

Dwukrotnie zdarzyło mi się odrzucić wniosek o zakup biletu lotniczego. Raz koleżanka chciała polecieć z Warszawy do Katowic. Sam przelot w obie strony nie był drogi, ale aby dojechać i wrócić od klienta, trzeba zamówić dodatkowo taksówkę na długi kurs. Ponieważ sklep klienta znajduje się niedaleko stacji PKP, wybranie pociągu okazało się lepszym rozwiązaniem ze względu na koszty i czas – zdradza jedna z menedżerek.

Jak zauważa, dzięki temu, że wnioski trafiają w pierwszej kolejności do przełożonego, pracownicy uczą się racjonalniej planować swoje podróże i zwracają większą uwagę na wszystkie dodatkowe wydatki.

 

2. Porządek w recepcji

Zaakceptowany wniosek trafia do pracowników recepcji, którzy dokonują rezerwacji zgodnie z podanymi informacjami. Nie muszą już tracić czasu na dopytywanie się o szczegóły podróży – wszystkie potrzebne dane są zebrane w jednym miejscu. Mogą je wydrukować i zająć się organizacją transportu i noclegu w dogodnym momencie.

Jeśli ktokolwiek w firmie zgłasza uwagi dotyczące rezerwacji, w każdej chwili można szybko prześledzić całą ścieżkę, jaką przeszedł wniosek. Za pomocą kilku kliknięć można sprawdzić, czy na którymś etapie organizacji wyjazdu ktoś popełnił błąd – czy pracownik wpisał poprawne dane, czy przełożony powinien zaakceptować wniosek, czy pracownicy recepcji dokonali rezerwacji zgodnie ze wszystkimi danymi.

 

3. Kto, gdzie i kiedy – wszystko jasne!

Idealnym rozwiązaniem dla firmy okazało się wdrożenie narzędzia Nieobecności. Teraz każdy pracownik przesyła wniosek związany m.in. z zaplanowaną delegacją lub urlopem do przełożonego. Przełożony dostaje automatyczne powiadomienie o planowanej nieobecności pracownika. Po zaakceptowaniu przez niego wniosku informacja o nieobecności pracownika jest widoczna w systemie, dzięki czemu wszyscy w firmie mogą sprawdzić, czy w konkretnych godzinach lub dniach mogą zastać daną osobę w biurze.

Co ważne z punktu widzenia menedżerów – mogą oni akceptować wnioski w każdym momencie. Dostają powiadomienia w systemie i za pomocą kilku kliknięć mogą zaakceptować lub odrzucić wniosek np. na telefonie w przerwie na lunch.

emplo umożliwia wygenerowanie statystyk wszystkich nieobecności, dzięki czemu można sprawdzić, jak efektywnie dana osoba planuje swój czas i czy liczba delegacji przekłada się na korzyści dla firmy.

Dużym plusem jest kalendarz nieobecności. Nasz szef, który nie zna języka polskiego, nie musi zagłębiać się w skomplikowane raporty. Wystarczy, że przejrzy kalendarze pracowników i dzięki kolorom od razu wie, ile czasu poświęcają oni na podróże i urlopy.

 

 

Adaptacja emplo w firmie

Ponieważ platforma emplo jest bardzo intuicyjna, pracownicy nie potrzebowali szkolenia z jej obsługi – składanie wniosków nie sprawia im żadnych problemów. Sami także zaangażowali się w tworzenie firmowych dokumentów! Zgłosili m.in. prośbę o dodanie wniosku o doładowanie karty kredytowej lub przydzielenie gotówki w konkretnej walucie.

emplo znacznie odciążyło pracę recepcji, dało menedżerom większą kontrolę nad procesami, które toczą się w ich zespołach. Firma przeniosła do emplo ponad 90% zadań administracyjnych i usprawniła pracę na wielu szczeblach.

 

Rezerwacja biletu z emplo na przykładzie opisanej firmy

1. Wypełnienie wniosku przez pracownika
2. Przesłanie wniosku do przełożonego
3. Akceptacja wniosku przez przełożonego
4. Automatyczne powiadomienie pracownika o statusie jego wniosku
5. Automatyczne przesłanie wniosku do recepcji
6. Zarezerwowanie biletu zgodnie z danymi we wniosku

Efekt przeniesienia wniosków do wersji elektronicznej w firmie naszego klienta: