Blog

Jak usprawnić pracę biura

Usprawnij pracę recepcji i zwiększ efektywność firmy

Recepcja jest często firmowym centrum dowodzenia – odpowiada za wiele spraw administracyjnych, kontakt z osobami spoza organizacji, ułatwia codzienną pracę pracownikom. Aby działała sprawnie, musi mieć  szybki dostęp do potrzebnych informacji i korzystać z określonej ścieżki wewnętrznych procedur. Zobacz, jak usprawnić pracę całego biura dzięki recepcji.

Bieżący kontakt z pracownikami

„Prześlij to proszę dyrektorowi sprzedaży”, „Czy Paweł jest jeszcze na urlopie?”, „Czy może mnie pani połączyć z kimś od rekrutacji?”. W ciągu dnia na tego typu pytania i prośby pracownicy recepcji odpowiadają wiele razy. Na szczęście dzięki dostępowi do danych w emplo mogą szybko reagować w takich sytuacjach.

Za pomocą kilku kliknięć pracownicy recepcji odnajdą w emplo profil poszukiwanej osoby – sprawdzą m.in. jej stanowisko, dane kontaktowe, nazwisko przełożonego czy też miejsce, w którym pracuje.

Dzięki podglądowi kalendarzy poszczególnych pracowników recepcja szybko się dowie, czy danego dnia lub w określonych godzinach pracownik jest w biurze, czy np. w delegacji lub na urlopie.

 

 profil pracownika

Zamawianie kuriera

Wydawało Ci się, że jeśli przekażesz do recepcji prośbę „Prześlij kurierem paczkę X na adres Y”, Twoje przesyłka po chwili znajdzie się w drodze do odbiorcy? Jak już zapewne wiesz, nie jest to takie łatwe! Aby to zrobić, recepcja musi przekazać firmie kurierskiej wiele informacji dotyczących przesyłki, takich jak:

  • liczba paczek,
  • waga,
  • rozmiar,
  • kod płatnika,
  • dane odbiorcy.

Ułatwcie ten proces wszystkim pracownikom i recepcji – stwórzcie w emplo wniosek Zamówienie kuriera. Przed przekazaniem przesyłki do recepcji wypełniajcie wszystkie potrzebne pola i przesyłajcie gotowy wniosek. Nie traćcie już czasu na dodatkowe rozmowy i maile, w których omawialiście szczegóły wysyłki.

 Zobacz, jak przeniesienie firmowych procesów do wersji online sprawdziło się w firmie Antal >>

Rezerwacje biletów i noclegów

Wasi pracownicy często przebywają w delegacjach? Recepcja pomaga im w rezerwacji transportu i noclegu? Zminimalizujcie liczbę błędów, które mogą pojawić przy organizacji wyjazdów i usprawnijcie pracę biura.

Przed delegacją pracownicy mogą wypełnić odpowiedni wniosek, np. o zakup biletu PKP. Ustalcie w firmie, jakie informacje chcecie zamieszczać we wniosku, np.: 

  • miasto, do którego się wybierają,
  • datę i godzinę odjazdu pociągu,
  • klasę podróży,
  • cenę biletu.

Wypełniony wniosek może trafić do przełożonego z prośbą o akceptację. Zaakceptowany zostanie przesłany do recepcji, która bez problemu zajmie się zakupem biletu zgodnie ze wszystkimi informacjami, które otrzymała.

 

wniosek firmowy


Zamawianie materiałów biurowych

Recepcja często odpowiada też za zamawianie artykułów biurowych. Również w tym przypadku doskonale sprawdzą się wnioski emplo.

We wniosku możecie zaznaczyć, które artykuły chcecie otrzymać. Jeśli zamawiacie materiały np. raz na kwartał, recepcja może w określonym momencie wysłać do wszystkich pracowników prośbę o wypełnienie wniosku w wyznaczonym terminie. Pracownicy wybiorą z listy potrzebne artykuły i ich liczbę.

Za pomocą prostej ankiety w emplo recepcja może też sprawdzić, czy pracownicy są zadowoleni z jakości zamawianych artykułów lub czy chcą zamawiać innego rodzaju asortyment.

 

Pomoc w organizacji spotkań

Rezerwacja sali, rzutnika, przygotowanie napojów i przekąsek… Przed spotkaniem trzeba zadbać o kilka spraw organizacyjnych. Często pomaga w tym recepcja. Niestety podczas rozmowy lub w przesłanej wiadomości możecie zapomnieć ją poinformować, że w sali potrzebujecie np. kolorowych markerów lub laserowego wskaźnika. Niektóre prośby mogą też umknąć uwadze recepcji. W konsekwencji na spotkaniu brakuje ważnych materiałów, a zamiast rozpocząć merytoryczną rozmowę z gościem, biegniecie do kuchni po szklanki i wodę.

Aby organizacja spotkania przebiegła bez problemu i nie sprawiła niemiłych niespodzianek, polecamy wykorzystanie wniosków emplo.

Przed spotkaniem możecie przesłać do recepcji wniosek, w którym zaznaczycie:

  • którą salę chcecie zarezerwować,
  • w jakim terminie odbędzie się spotkanie,
  • ile osób będzie w nim uczestniczyć,
  • jakich dodatkowych materiałów i urządzeń potrzebujecie na spotkaniu, np. rzutnika, flipcharta, notesów, gadżetów dla gości,
  • o jakie napoje lub przekąski prosicie.

Gotowy wniosek prześlijcie do recepcji, która z łatwością pomoże Wam w organizacji spotkania.

 

 Bycie na bieżąco

Pracownik recepcji, tak jak każda osoba zatrudniona w danej firmie, powinien być dobrze poinformowany o bieżących firmowych wydarzeniach i sprawach pracowniczych. Niestety tego typu wiadomości, które często są wysyłane mailowo, mogą pozostać niezauważone w powodzi maili związanych z bieżącą pracą recepcji. W konsekwencji pracownicy recepcji nie wiedzą, co dzieje się w ich firmie – to znacznie utrudnia realizowanie codziennych zadań.

Dzięki emplo każdy pracownik może w dowolnym czasie zapoznać się z firmowymi aktualnościami. W wolnej chwili pracownicy prześledzą zamieszczone w emplo wiadomości i przeczytają tylko te, które ich dotyczą lub interesują. Będą dobrze poinformowani i nie stracą czasu na czytanie informacji, które niepotrzebnie trafiają do wszystkich pracowników.

aktualności firmowe

Kilka prostych rozwiązań, które można wprowadzić dzięki emplo, z całą pewnością pomoże lepiej organizować pracę recepcji i usprawnić pracę biura. Uporządkowanie podstawowych procesów na pewno wpłynie na efektywność całej organizacji. Dzięki emplo nie tylko pracownicy recepcji będą sprawniej realizować swoje zadania – także osoby korzystające z ich pomocy nie będą musiały tracić czasu na wielokrotny kontakt z recepcją, aby załatwić jedną prostą sprawę.

Sprawdź, jak możesz usprawnić pracę biura z platformą emplo. Zobacz bezpłatne demo >>