Blog

wdrażanie narzędzi do komunikacji

Wdrożenie emplo bez tajemnic – tak zrobił to Fresenius Medical Care SSC

Kiedy myślisz o wdrażaniu narzędzi dla całej firmy, ogarnia Cię panika? Bez obaw – ten proces nie musi być bolesny. Zobacz, jak sprawnie przebiegło wdrożenie emplo w firmie Fresenius Medical Care SSC.

 

Potrzeby naszego Klienta

Fresenius Medical Care SSC to dynamicznie rozwijająca się firma działająca w obszarze finansów i księgowości, która zatrudnia blisko 200 pracowników. Firma jest częścią grupy Fresenius Medical Care, największego producenta produktów i usług dializacyjnych na świecie.

Na początku 2017 roku firma szukała intuicyjnego narzędzia, które umożliwi wymianę informacji w czasie rzeczywistym i odpowie tym samym na wymagania młodych pracowników. Firmie zależało również na sprawnym wdrożeniu nowego narzędzia i jego szybkiej adaptacji.

 

Krok 1 – budowa zespołu

Każdemu Klientowi doradzamy, aby spośród swoich pracowników wybrał kilka osób, które będą odpowiedzialne za proces wdrożenia na poszczególnych etapach.

Fresenius wytypował:

  • lidera projektu – osobę, która była w stałym kontakcie z konsultantem emplo i dostosowała platformę do potrzeb organizacji,
  • dziesięciu ambasadorów – osoby pomagające uzupełniać platformę potrzebnymi treściami, odpowiedzialne za promocję emplo wśród pracowników,
  • pięciu menedżerów – osoby odpowiedzialne za szczegółowe zaprezentowanie emplo w swoich zespołach.

 

W jaki sposób Fresenius wybrał wewnętrznych ambasadorów?

Fresenius stworzył dwie możliwe drogi zgłaszania ambasadorów, w którą byli zaangażowani menedżerowie:

  1. zbierali oni zgłoszenia od członków swoich zespołów, którzy byli zainteresowani udziałem we wdrożeniu,
  2. samodzielnie wskazywali wewnętrznych liderów opinii. Z osobami wytypowanymi w ten sposób kontaktował się lider projektu, który zachęcał ich do dołączenia do grona ambasadorów.

 

Gotowy do dalszych prac zespół wziął udział w wewnętrznym szkoleniu przeprowadzonym przez konsultanta emplo. Wszyscy zapoznali się z kolejnymi etapami wdrożenia.

 

Krok 2 – techniczne uruchomienie platformy

Aby uruchomić platformę w firmie, musimy ją zasilić podstawowymi danymi, które dostarcza nam klient.

Kiedy zaimportowaliśmy potrzebne informacje do platformy, mogliśmy ją udostępnić liderowi projektu oraz ambasadorom.

Z naszą pomocą Fresenius przystąpił do kolejnego etapu, czyli dostosowania emplo do swoich wewnętrznych procedur.

 

Krok 3 – wypełnianie emplo treściami

Fresenius wybrał kilka narzędzi, które chciał uruchomić wśród swoich pracowników, m.in. grupy dyskusyjne, bazy wiedzy, ankiety. Nasz konsultant przesłał liderowi projektu materiały inspiracyjne dotyczące konkretnych funkcjonalności. Na ich podstawie lider projektu mógł bez problemu dostosować emplo do potrzeb firmy. Stworzył m.in. konkretne wzory ankiet i wniosków, korzystając także z gotowych szablonów, które są dostępne na platformie.

Kiedy emplo zostało wypełnione wstępnymi treściami i dokumentami, lider projektu zorganizował spotkanie z ambasadorami i menedżerami, podczas którego omówili zawartość platformy.

Następnie ambasadorzy utworzyli w emplo grupy dyskusyjne poświęcone najważniejszym firmowym tematom, a także bazy wiedzy, w których znalazły się dokumenty potrzebne do codziennej pracy w organizacji.

 

Krok 4 – promocja i uruchomienie platformy wśród pracowników

Kiedy emplo było już wypełnione podstawowymi treściami i dokumentami, ambasadorzy rozpoczęli promocję platformy wśród pozostałych pracowników. Wykorzystali do tego przesłane przez nas materiały, m.in. plakaty i gadżety.

Menedżerowie zaprezentowali emplo w swoich zespołach i przesłali pracownikom maile z zaproszeniem do logowania.

Ambasadorzy raz w miesiącu organizowali 15-minutowe spotkania otwarte, na których omawiali z zainteresowanymi osobami obsługę poszczególnych narzędzi emplo.

 

Krok 5 – adaptacja i rozbudowa emplo w firmie

Półtora miesiąca po uruchomieniu części komunikacyjnej wśród pracowników, Fresenius przeniósł do emplo wszystkie oceny okresowe. Przed pierwszym wypełnianiem ocen pracownicy zapoznali się z filmem instruktażowym przygotowanym przez konsultanta emplo. Film został dostosowany do wewnętrznego procesu Klienta.  

 

2 pytania do Małgorzaty Bujek – HR Managera we Fresenius Medical Care SSC

Co doradziłaby Pani osobom odpowiedzialnym za wdrożenie emplo w organizacji?

Małgorzata Bujek: Wdrożenie nowego systemu, zwłaszcza dla kogoś kto nie zajmuje się tym na co dzień, może wydawać się bardzo skomplikowane i trudne, jednak emplo sprawia, że automatyzacja procesów staje się prosta i przyjazna. emplo jest systemem bardzo intuicyjnym zarówno dla użytkownika, jak i dla osób odpowiedzialnych za stronę administracyjną.

Warto jednak wyznaczyć w firmie jedną osobę, najlepiej taką, która dobrze zna nasze wewnętrzne procesy oraz interesuje się nowymi technologiami, jako lidera projektu. Osoba taka powinna zarezerwować sobie czas na:

  • oswojenie się z systemem,
  • poznanie jego funkcjonalności oraz zależności pomiędzy nimi,
  • zaprojektowanie procesów dostosowanych do potrzeb organizacji,
  • przetestowanie stworzonej zawartości,
  • przeszkolenie grupy Kierowników Zespołów oraz Ambasadorów.

Konsultanci emplo aktywnie, ze zrozumieniem i cierpliwością, wspierają ten proces na każdym jego etapie, więc nie bójmy się pytać czy prosić o pomoc.

Warto również zachęcić pracowników do uczestnictwa w projekcie – poczta pantoflowa zawsze jest skuteczna. Jeśli widzimy, że nasi koledzy używają nowego narzędzia i dyskutują na jego temat, to sami (choćby z ciekawości) również chętniej do niego sięgamy. Pozwala to także w łatwy sposób uzyskać akceptację pracowników i złagodzić reakcję na zmiany w wewnętrznych procesach wiążące się z wdrożeniem nowego systemu.

 

Jak najlepiej – z Pani punktu widzenia, wewnętrznie przygotować i przeprowadzić cały proces, aby wdrażanie narzędzi przebiegło sprawnie i przyniosło oczekiwane efekty?

Małgorzata Bujek: W pierwszym etapie, kiedy zastanawiamy się nad wdrożeniem nowego systemu, potrzebna jest akceptacja i wsparcie ze strony Zarządu firmy. Najlepiej rozpocząć od zaprezentowania funkcjonalności emplo grupie Kierowniczej i wskazać korzyści (oszczędności) płynące z automatyzacji i uproszczenia wewnętrznych procesów (w szczególności HR-owych) oraz usprawnienia komunikacji. Takie podejście zapewni nam zrozumienie i wsparcie kadry menedżerskiej podczas całego procesu wdrożenia systemu dla pracowników.

Dobrze jest odpowiednio wcześniej zarezerwować sobie czas (przed finalnym wdrożeniem systemu) na prace związane z przygotowaniem materiałów i zaprojektowanie odpowiednich, dostosowanych do naszej organizacji schematów i formularzy. Jeśli wiemy jak wygląda nasz proces lub jak chcemy, aby wyglądał w przyszłości, to samo utworzenie go w systemie nie stanowi większego problemu. Jeśli natomiast brakuje nam koncepcji, to warto ją wcześniej przemyśleć lub zainspirować się, korzystając z materiałów i szablonów dostępnych w emplo.

Bardzo pomocne jest również zaangażowanie pracowników – grupy Ambasadorów wspierających wdrożenie emplo oraz promujących narzędzie w swoich zespołach. Dzięki temu zyskujemy ciekawe pomysły oraz  aprobatę i entuzjazm pracowników jeszcze przed oficjalnym uruchomieniem platformy.

emplo udostępnia także bardzo profesjonalne, atrakcyjne materiały marketingowe, propozycje konkursów i gadżety, które warto wykorzystać zarówno przed wdrożeniem platformy (budowanie zainteresowania pracowników), jak i w jego trakcie (wzmocnienie zaangażowania).

 

Jakie gotowe materiały od emplo usprawniły wdrożenie?

  1. Materiały inspiracyjne dla lidera projektu
  2. Szablony ankiet wewnętrznych
  3. Szablony wniosków firmowych
  4. Gotowe kwestionariusze ocen okresowych
  5. Plakaty promocyjne
  6. Film powitalny dla pracowników
  7. Filmy instruktażowe
  8. Internetowa strona wsparcia
  9. Poradnik emplo dla pracowników
  10. Gadżety dla ambasadorów i pracowników

Szukasz narzędzia, które pomoże Ci usprawnić wybrane wewnętrzne procesy? Porozmawiaj z nami o platformie emplo - zapewnimy Ci wsparcie na każdym etapie wdrożenia: od wyboru funkcjonalności po codzienną obsługę.

Umów demo

Related Posts