Blog

Business people working on desk

Wymiana wiedzy w organizacji – jak utrzymać wiedzę i nie tracić milionów?

Czy wiecie, że firmy z listy Fortune 500 tracą około 31,5 miliarda dolarów rocznie przez to, że nie prowadzą wymiany wiedzy? To znaczna kwota, którą można byłoby wykorzystać na rozwój pracowników, premie, remont biura… cokolwiek jest firmie potrzebne! Czy można w jakiś sposób zapobiec utracie wiedzy? Na szczęście tak!

Wiedza to potęga. To stwierdzenie ma szczególne znaczenie teraz, gdy żyjemy w czasach gospodarki opartej na wiedzy. Co to określenie właściwie oznacza? Jest wiele definicji, jednak zostańmy przy tej najprostszej: chodzi o gospodarkę, w której podstawowym surowcem jest wiedza, a dominującą grupę pracowniczą stanowią pracownicy wiedzy. Wraz z narodzinami gospodarki opartej na wiedzy, wiedza stała się najważniejszym źródłem przewagi konkurencyjnej.

Zgodnie z teorią biznesową zwaną knowledge-based view trwała przewaga konkurencyjna polega na wykorzystywaniu, badaniu i utrzymywaniu wiedzy firmy.

Ciekawostka: istnieją dwa rodzaje wiedzy – formalna i ukryta

Należy rozróżnić dwa rodzaje wiedzy: formalną i ukrytą. Wiedzę formalną można wyartykułować w łatwy sposób zastąpić i przekazać, natomiast wiedzę ukrytą trudno zwerbalizować, co sprawia, że jest ją również trudno przekazywać i ciężko ją skopiować, co sprawia, że jest jeszcze cenniejsza dla organizacji. Niestety łatwo ją stracić i trudno zastąpić, ale nie traćmy nadziei – utrzymanie wiedzy ukrytej w firmie jest możliwe! Zanim przejdziemy do omawiania wskazówek dotyczących utrzymywania wiedzy, sprawdźmy, co właściwie prowadzi do utraty wiedzy.

Przyczyny utraty wiedzy

Do utraty wiedzy mogą prowadzić różne sytuacje, lecz skoncentrujmy się na tych najczęściej spotykanych: pracownik zmienia pracę, aby realizować swoje cele w innym miejscu lub przechodzi na emeryturę. Na myśl powinny wam teraz nasunąć się dwa określenia – Millenialsi i Baby Boomers Brzmią znajomo? To świetnie!

Sytuacja, w której pracownicy odchodzą ze swoich dotychczasowych miejsc pracy ze względu na lepsze możliwości zatrudnienia, nie jest żadną nowością, a co więcej jest to ewentualność, na którą pracodawcy powinni być przygotowani. Szczególnie teraz, gdy Millenialsi zaczynają zalewać światowy rynek pracy (w 2020 r. będą stanowili 50% wszystkich pracowników na świecie). Nie jest łatwo wywrzeć na nich wrażenie. Millenialsi są ambitni i obeznani z technologiami; 78% z nich twierdzi, że przy wyborze pracodawców duże znaczenie ma stopień innowacyjności firmy. Od korzyści finansowych bardziej cenią sobie pracę w zespole i perspektywy rozwoju zawodowego. Jeśli nie uda nam się ich zaangażować, istnieje duże prawdopodobieństwo, że odejdą. Poniżej przypominamy, jakie koszty wiążą się z zastąpieniem pracownika:

  • Koszt zastąpienia pracownika zatrudnionego na niższym stanowisku to około 30-50% jego rocznej pensji.
  • Koszt zastąpienia pracownika średniego szczebla wynosi ponad 150% jego rocznej pensji.
  • W przypadku pracowników wysokiego szczebla lub pracowników wysoce wyspecjalizowanych koszty związane z ich zastąpieniem wzrastają do 400% rocznej pensji.

Drogo, prawda? Cóż, to jeszcze nie koniec.

W 2030 r. wszyscy przedstawiciele pokolenia baby boomers będą w wieku powyżej 65 lat. Miliony osób przejdą na emeryturę, zabierając ze sobą gromadzoną przez lata cenną wiedzę. Jedną z głównych cech osób urodzonych podczas powojennego wyżu demograficznego jest tzw. syndrom ochrony wiedzy lub syndrom „ochrony pracy” (ang. „job protection”). Przez lata zachowywali większość zgromadzonej wiedzy dla siebie po to, aby zwiększyć swoją wartość i chronić swoją pozycję; wymiana wiedzy nie była dla nich priorytetem.

Błędne jest myślenie, że starszych pracowników można łatwo zastąpić młodszymi. Osiągnięcie pełnej produktywności przez nowo zatrudnionego pracownika zajmuje co najmniej 1-2 lata.

3 taktyki zatrzymywania wiedzy

Jak już wiecie trudno jest zatrzymać wiedzę ukrytą oraz nią zarządzać. Nie jest to jednak zadanie niemożliwe do zrealizowania! Poniżej przedstawiamy 3 wskazówki, które pomogą wam zatrzymać wiedzę ukrytą w firmie:

1. Postaw na współpracę społecznościową

Relacje oparte na współpracy społecznościowej pobudzają rozpowszechnianie wiedzy ukrytej, ponieważ jednoczą pracowników i zachęcają ich do wspólnego rozwiązywania problemów. Praca zespołowa skłania do udziału w burzach mózgów i pozwala członkom zespołu obserwować, w jaki sposób ich koledzy wykorzystują swoją wiedzę ukrytą, co jest dla nich bezcennym doświadczeniem. Szczególnie narażone na utratę wiedzy ukrytej są firmy, w których pracownicy pracują indywidualnie, a nie w grupach. Zmniejszenie zależności firmy od wykorzystywania wiedzy ukrytej jednostek poprzez zachęcanie pracowników do współpracy zmniejsza prawdopodobieństwo utraty wiedzy podczas redukcji zatrudnienia lub w momencie, gdy pracownicy odchodzą na emeryturę. Korzystanie z platform technologii społecznościowych, takich jak emplo, do celów pobudzania współpracy może zwiększyć produktywność nawet o 25%.

Dzięki emplo wasi pracownicy mogą tworzyć spersonalizowane treści, wykorzystując do tego strumień aktualności, co pozwoli im nie tylko na bieżąco śledzić działania ich kolegów, lecz również zachęci do wymiany wiedzy. Wszystko, co napiszą lub zrobią będzie bezpiecznie przechowywane i łatwo dostępne na platformie. emplo pozwala również tworzyć grupy tematyczne, w ramach których pracownicy mogą wspólnie pracować nad projektami i uczyć się od siebie nawzajem. Platforma umożliwia również bezpośrednią komunikację jeden na jeden, co znacznie ogranicza konieczność wysyłania wewnętrznych e-maili, a co za tym idzie zwiększa produktywność. Jednemu z naszych klientów, firmie Smart MBC, udało się zmniejszyć przepływ wewnętrznych wiadomości e-mail o 97%!

2. Stwórz bazę wiedzy

Kolejną przydatną taktyką jest korzystanie z firmowego intranetu, gdzie wszystkie ważne informacje mogą być bezpiecznie przechowywane i udostępniane w każdym miejscu i w dowolnym czasie. Mogą to być przykładowo informacje na temat klientów, pracowników, produktów lub usług. Takie rozwiązanie nie tylko pozwoli zatrzymać informacje w firmie, ale też ma pozytywny wpływ na współpracę społecznościową i ułatwia onboarding.

Czy wiecie, że emplo również posiada taką funkcję? Można w nim tworzyć dowolne obszary wiedzy obejmujące takie tematy jak konkurencja, informacje kadrowe, czy też aktualne oferty sprzedażowe. Zaszalejcie, możliwości są nieograniczone! Wszystkie te informacje są posegregowane i łatwe do znalezienia. Sami możecie decydować o tym, kto będzie miał dostęp do poszczególnych obszarów wiedzy. Baza wiedzy powinna być łatwa w użyciu, tak aby pracownicy w różnym wieku czuli się pewnie podczas korzystania z niej. Takie właśnie jest emplo. Pamiętajcie o regularnym aktualizowaniu!

3. Wprowadź program mentorski

W ciągu ostatnich dwudziestu lat nastąpił wzrost popularności programów mentorskich. Udowodniono, że takie programy są skuteczne, pod warunkiem że są odpowiednio wdrażane. Niektóre źródła sugerują nawet, że mentoring jest najskuteczniejszą metodą przekazywania wiedzy ukrytej. Może on mieć postać formalną i nieformalną. Mentoring nieformalny może polegać na przypisaniu mentora lub opiekuna-przewodnika do nowego pracownika. Coraz częściej jednak firmy wprowadzają formalne programy mentorskie, aby szybko i skutecznie szkolić nowo zatrudnione osoby. Zaleca się, aby firmy, które nie posiadają programów mentorskich, rozpoczęły planowanie wdrożenia takiego programu. Zwłaszcza teraz, gdy osoby z pokolenia wyżu demograficznego odchodzą na emeryturę i na ich miejsce przychodzą młodsi pracownicy. Nie pozwólmy odejść takiej cennej wiedzy!

Teraz, gdy poznaliście już sekret zatrzymywania wiedzy w organizacji – emplo – może warto przekonać się jak to działa? Sprawdź jakie dajemy możliwości!